Учет электронных документов

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 запись в регистрационной форме учетных данных о документе называется регистрацией документов. Инструкция по делопроизводству предписывает регистрировать документы независимо от способа их создания, передачи или доставки. Следовательно, входящие, исходящие и внутренние электронные документы подлежат обязательной регистрации (кроме тех, которые внесены в список нерегистрируемых документов, утвержденный руководителем организации).

Учет электронных документов до их передачи в архив организации осуществляется централизованно службой ДОУ или же приказом руководителя организации эта обязанность возлагается на одного из работников. Нормативные документы по организации электронного документооборота допускают, что помимо централизованного учета электронных документов их учет может осуществляться в структурных подразделениях, где они создаются и обращаются. Для этого приказом руководителя организации в структурных подразделениях назначаются работники, ответственные за ведение в них делопроизводства. Среди обязанностей данных работников можно назвать осуществление учета и контроля прохождения документов в установленные сроки, информирование руководителя структурного подразделения о ходе их исполнения и т.д.

Ответственность за сохранность документов и соблюдение норм и правил работы с электронными документами в организации возлагается на ее руководителя, а в структурных подразделениях — на руководителей этих подразделений. Кроме того, Инструкция по делопроизводству устанавливает, что работники организации несут персональную ответственность за сохранность документов (в том числе электронных) и выполнение требований Инструкции по делопроизводству, с которой должны быть ознакомлены в установленном порядке.

В соответствии с Методическими рекомендациями по организации работы с электронными документами в организациях Республики Беларусь, утвержденными приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.03.2010 № 11, учет документов в электронном виде и контроль их исполнения в структурных подразделениях осуществляется с помощью электронных и/или бумажных журналов учета либо учетных баз данных.

Состав учетных документов (как и непосредственно порядок их учета) должны быть четко регламентированы в локальных нормативных правовых и инструктивных актах. При этом следует учитывать, что в соответствии с Методическими рекомендациями порядок учета электронных документов в организации должен соответствовать следующим требованиям:

· определять состав учетных документов и учетных баз данных;

· закреплять последовательность выполнения работ по учету с указанием, в каком структурном подразделении какие учетные документы, учетные базы данных, когда и кем заполняются;

· отражать взаимосвязь учета, ведущегося в структурных подразделениях, с учетом по организации в целом, в том числе определять периодичность сверки учетных документов структурных подразделений с учетными документами архива организации.

В качестве основной учетной единицы в электронном документообороте считается один документ, состоящий из одного или нескольких связанных между собой файлов. Как и при традиционном (бумажном) делопроизводстве, для документов в электронном виде основным учетным документом выступает номенклатура дел организации, которая помогает систематизировать документы, осуществлять контроль за соблюдением их сроков хранения, проводить экспертизу ценности и выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых, истекли.