Создание и организация работы экспертной комиссии

Дарья Курильчик,
историк-архивист, преподаватель

В соответствии со ст. 10 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» для проведения экспертизы ценности документов в государственных органах, иных организациях образуются центральные экспертные комиссии и экспертные комиссии. Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования ЭК.

Постоянно действующая ЦЭК создается в министерствах и других республиканских органах государственного управления, в государственных и негосударственных организациях, имеющих подведомственную сеть. Она осуществляет координацию и руководство деятельностью ЭК подчиненных организаций. Если организации, входящие в подведомственную сеть, не передают документы на государственное хранение, то ЦЭК утверждает представляемые ими описи дел по личному составу и один раз в 5 лет согласовывает их номенклатуры дел. В организациях, не имеющих подведомственную сеть, где отсутствуют экспертные службы в структурных подразделениях, создаются ЭК.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы независимо от вида носителя информации, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей. Проведение экспертизы ценности документов в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством и при консультативной помощи соответствующего государственного архива.

ЦЭК (ЭК) должна быть создана в каждой организации независимо от ее формы собственности и организационно-правовой формы. В ее состав необходимо включить не менее 3 человек. Председателем ЦЭК (ЭК), как правило, назначается заместитель руководителя организации, секретарем — руководитель службы ДОУ или заведующий архивом (лицо, ответственное за архив), а в качестве членов включаются главный бухгалтер, начальник отдела кадров и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего государственного архива.

Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации по основной деятельности.

Члены ЦЭК (ЭК) организации должны знать задачи, функции, круг вопросов, входящих в компетенцию как всей организации, так и ее отдельных структурных подразделений, специфику их деятельности, связи с другими организациями. Все эти сведения при экспертизе ценности помогут определить характер документации, ее ценность. Это также поможет установить, в каких структурных подразделениях образуются документы по основным вопросам ее деятельности, а в каких документы по вопросам второстепенного значения.

ЦЭК (ЭК) организации является постоянно действующим совещательным органом, поэтому необходимости в ее ежегодном создании нет. С течением времени в составе членов ЦЭК (ЭК) могут происходить изменения. В таком случае комиссия не создается вновь, а приказом (распоряжением) руководителя в ее состав вносятся изменения.

ЦЭК (ЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положение о ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом. Положение о ЦЭК (ЭК) иных организаций согласовывается с ЦЭК вышестоящей организации (при ее наличии).

Заседания ЦЭК (ЭК) должны проводится не реже двух раз в год в соответствии с планом работы. Как уже говорились выше, ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, поэтому ее решения оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Вместе с тем согласно п. 57 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиций Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, решение ЦЭК (ЭК) при необходимости также может оформляться приказом (распоряжением) руководителя организации.