Составление и оформление справок

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Каждый человек хотя бы раз в жизни сталкивался с таким видом документов как справки. В данном материале мы постараемся рассмотреть особенности их составления и оформления, поговорим о разновидностях.

Но для начала необходимо определиться, что понимается под термином «справка». Справка — это информационный документ, который содержит констатацию факта служебного или биографического (личного) характера без мнения автора о существе излагаемых вопросов. По содержанию и целевому назначению справки бывают служебные и личные.

В служебной справке содержится официальная информация по основной деятельности организации: сведения о штатной численности, ходе выполнения заданий, планов, проведении мероприятий и т.д. Служебная справка предоставляется руководителю организации (в том числе вышестоящей), сторонней организации, а в некоторых случаях — частному лицу. Если служебная справка не выходит за пределы организации (то есть предоставляется ее руководителю), она является внутренней, в остальных случаях является внешней.

В соответствии с п. 126 Инструкции по делопроизводству внутренние справки оформляются на стандартных листах формата А4 или А5.

Внешние справки оформляются как на общем бланке, так и на стандартном листе бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

При оформлении служебной справки период времени, за который приводятся сведения, выносится в заголовок служебной справки или указывается непосредственно перед ее текстом. Например: «По состоянию на 15.09.2015» или «За период с 01.09.2015 по 15.09.2015 (включительно)».

Нормативные документы по общему делопроизводству не ограничивают форму подачи информации в тексте справки: она может быть изложена как в виде связанного текста, так и в табличной форме, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения, ссылки, различного рода диаграммы и т.д.

В соответствии с п. 129 Инструкции по делопроизводству внешние справки подписываются руководителем организации, а внутренние — его составителем. Если за содержание справки несет ответственность несколько лиц, то и подписывают ее все составители. Например, справку финансового характера должны подписать и руководитель организации, и главный бухгалтер.

Внешние справки регистрируются в регистрационных формах исходящих документов, внутренние — в формах регистрации внутренних документов. При необходимости для регистрации справок может быть заведена отдельная регистрационная форма. Датой справки является дата ее подписания.

Одной из разновидностей служебных справок являются сводки, которые оформляются в виде таблиц и графиков. Они составляются для лаконичной и наглядной подачи информации об исполнении документов, объеме документооборота в организации и ее структурных подразделениях, обобщении предложений и т.д.

Личная справка отличается от служебной тем, что является официальным документом, подтверждающим сведения биографического и (или) служебного характера (о месте работы и занимаемой должности, размере заработной платы, периоде работы и т.д.), и выдается на руки частному лицу. Это внешняя справка, поскольку она выходит за пределы организации, а соответственно должна оформляться на общем бланке или на бланке с использованием углового штампа. Инструкция по делопроизводству разрешает в личных справках не оформлять реквизит «Заголовок к тексту». Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. При составлении справок Инструкция по делопроизводству запрещает использование таких речевых оборотов, как «выдана настоящая», «действительно работает» и т.д.

Подписывает личную справку руководитель организации и все лица, ответственные за ее составление. Например, справку о заработной плате подписывает и руководитель организации, и главный бухгалтер.

Личная справка в обязательном порядке заверяется гербовой (круглой) печатью организации.