Организация контроля исполнения документов и поручений

Наталия Кондакова

Контроль за исполнением документов и поручений — одна из важнейших функций управления. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контроль осуществляют руководитель организации, служба документационного обеспечения управления и ответственные исполнители. В составе службы ДОУ может создаваться специальная группа контроля, в небольшой организации функции по организации контроля за исполнением документов могут возлагаться на отдельного работника (работников) службы ДОУ.

Система контроля исполнения включает:

· учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;

· контроль за сроками исполнения;

· проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;

· учет и отчетность о результатах исполнения;

· оценку состояния исполнительской дисциплины.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.

Постановка документов на контроль тесно связана с их регистрацией: учет контролируемых документов (поручений), контроль их исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в регистрационно-контрольных формах (журналах, картотеках). В соответствии с п. 139.7 Инструкции по делопроизводству для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется РКК на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе ДОУ. РКК, заполняемые при регистрации документов, используются для формирования контрольной картотеки. На один контролируемый документ может быть заполнено несколько РКК в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения.

Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, РКК заполняется только для передачи исполнителю, назначенному ответственным.

Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется в РКК, заполняемой в необходимом количестве экземпляров. Отдельные пункты распорядительных документов целесообразно фиксировать на отдельных карточках.

На документах, исполнение которых подлежит контролю, проставляется специальная «Отметка о контроле». В соответствии с п. 55 Инструкции по делопроизводству такая отметка располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль» и может быть дополнена контрольной датой — датой, к которой документ должен быть исполнен. Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля.

Форма ведения контроля за исполнением документов определяется используемой в организации формой регистрации документов. Инструкцией по делопроизводству разрешены как традиционная (с использованием бумажных РКК), так и автоматизированная (в автоматизированных системах ДОУ) формы ведения контроля. При ведении контроля с помощью бумажной РКК потребуется 2 экземпляра карточки: один остается в службе контроля и помещается в контрольную картотеку, второй передается исполнителю, указанному в резолюции первым, вместе с документом.

РКК группируются в контрольных картотеках по разделам, соответствующим числу дней месяца, согласно установленным срокам исполнения, по исходящим документам — согласно ожидаемым датам получения ответов. РКК с перспективными и просроченными сроками исполнения группируются в самостоятельные разделы контрольной картотеки. В контрольной картотеке могут выделяться дополнительные разделы и рубрики для систематизации РКК по исполнителям и группам документов (приказы, решения и др.).

При ведении контроля ручным способом, как правило, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями. 31 разделитель — это числа текущего месяца (31 день). За 32 разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах текущего месяца (за 2-3 дня) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения (за последним днем месяца). Они находятся здесь до тех пор, пока не будет установлен новый, продленный срок исполнения.

После регистрации документов заполненные регистрационные карточки расставляются по срокам исполнения: каждая карточка помещается за разделителем, соответствующем числу, к которому документ должен быть исполнен.

Бумажная картотека ежедневно просматривается контрольной службой с целью информирования руководителя и исполнителей о приближении (истечении) сроков исполнения документов.

При ведении автоматизированного контроля за исполнением документов постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа (в среде автоматизированной системы ДОУ). Использование автоматизированных систем, как правило, не требует ручного контроля за сроками исполнения: ответственные исполнители уведомляются о приближении (истечении) срока исполнения документа в автоматическом режиме. Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2-3 дня до истечения установленного срока. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются (в регистрационно-контрольной форме работником контрольной службы либо в автоматическом режиме в АСДОУ).

Документ (поручение) снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально. Свидетельством исполнения документа (поручения) является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ. На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен.