••• Фигаро здесь, Фигаро там!

Ольга КУЛИКОВА

Лето в офисе — великолепная возможность получить новые навыки и попробовать свои силы в родственных (а иногда и не очень) профессиях, ведь наступает пора массовых отпусков, а значит, не менее массовых совмещений должностей. Бывают, конечно, организации, где жизнь летом словно замирает, но в большинстве своем работу секретаря в этот период можно довольно точно охарактеризовать строками из оперы Джоаккино Россини «Севильский цирюльник», вложенными автором либретто в уста расторопного Фигаро:

О, что за крики! Что за смятенье!

Все поднялися. Просто беда!

Все я исполню, только терпенье,

И не все разом, и не все разом,

И не все разом вы, господа!

В зависимости от образования, знаний, навыков и умений вам могут предложить совмещение по целому ряду профессий. Если вы работаете в крупной организации, в структуре которой существует служба ДОУ, в период отпускной кампании у вас есть шанс совмещать основные должностные обязанности с должностными обязанностями:

· руководителя службы ДОУ;

· специалиста/инспектора по делопроизводству (делопроизводителя);

· архивиста;

· оператора ЭВМ (машинистки).

Скорее всего, вам не придется исполнять все функции должностного лица, обязанности которого вы будете совмещать со своими. Только основные, без выполнения которых работа организации может пострадать. Так, например, основной обязанностью руководителя службы ДОУ является организация работы службы ДОУ, координация действий ее сотрудников и контроль за их трудовой дисциплиной. Из общего понятия «организация работы службы ДОУ» хотелось бы особо выделить:

· обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;

· организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

· контроль за правильным оформлением организационно-распорядительной документации;

· контроль за исполнительской дисциплиной.

Если же с основными обязанностями вам доведется совмещать обязанности специалиста/инспектора по делопроизводству (делопроизводителя), то вы будете:

· принимать и регистрировать входящую и внутреннюю корреспонденцию, направлять ее в соответствующие структурные подразделения и должностным лицам;

· в соответствии с резолюцией руководителя передавать документы на исполнение;

· регистрировать и отправлять корреспондентам исходящие документы;

· осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководителя.

Маловероятно, что замещая архивиста, вы в полном объеме будете выполнять его обязанности. Скорее всего, дело ограничится торжественной передачей ключей от архивохранилища и напутствием, где искать и куда звонить в случае, если руководству срочно потребуются приказы по основной деятельности, переданные на хранение в архив.

В последнее время профессия машинистки не столь популярна как ранее, но все же встречается (например, в вузах, где необходимо печатать тексты больших объемов). Чаще всего должность, которая когда-то звучала как «Машинистка», в штатном расписании организаций значится как «Оператор ЭВМ». И если основной обязанностью машинистки является выполнение машинописных работ с рукописных, машинописных и печатных оригиналов, а также текстовое воспроизведение аудиозаписей (например, с диктофона) и набор текста под диктовку, то оператор ЭВМ помимо перечисленных функций может иметь дополнительные обязанности, как то:

· выполнять копирование документов на копировально-множительной технике;

· осуществлять работу с электронной почтой, принимать входящие электронные письма, следить за своевременной отправкой исходящих электронных писем;

· заносить в компьютерные базы данных различную информацию, важную для работы организации;

· следить за состоянием компьютера и периферийных устройств, копировально-множительной техники, своевременно сообщать руководству о необходимости закупки расходных материалов для их обслуживания.

В некоторых случаях в период отпускной кампании вам могут предложить совмещение следующих профессий:

· инспектора/специалиста по кадрам;

· бухгалтера (по ведению первичной бухгалтерской документации);

· офис-менеджера.

Из всего многообразия должностных обязанностей инспектора/специалиста по кадрам при совмещении должностей вашей основной обязанностью станет:

· оформление приема, перевода и увольнения работников;

· контроль за соблюдением трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка организации;

· внесение записей в трудовые книжки работников;

· при необходимости — выдача справок об их трудовой деятельности.

При совмещении должности секретаря с должностью бухгалтера, ведущего первичную бухгалтерскую документацию, к вашим основным обязанностям добавятся выписка счетов, товарных и товарно-транспортных накладных, а также ведение путевых листов. В некоторых организациях бухгалтер, ведущий первичную документацию, отвечает за документальное оформление договоров и учет товарно-материальных ценностей в специализированных компьютерных программах.

В крупных организациях со сложной структурой могут существовать как должность секретаря приемной руководителя, так и должность офис-менеджера. Если на время отсутствия офис-менеджера вам придется совмещать его обязанности со своей основной работой, вы будете:

· заниматься обеспечением офиса канцтоварами, расходными материалами для офисной техники, иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для полноценного функционирования офиса;

· обеспечивать чистоту и порядок в офисе, координировать деятельность технического персонала по уборке помещений;

· обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей;

· оформлять заказы, договоры поставки и другую соответствующую документацию с поставщиками товаров, которые заказывает организация для обеспечения работы офиса, отправлять заказы по электронной почте;

· координировать завершение работы офиса (отключение офисного оборудования, освещения и т.д.) и его подготовку к новому рабочему дню.

Естественно, мы привели типовые обязанности разных должностных лиц, которые именно в вашей организации могут отличаться от изложенных выше. В любом случае дополнительные обязанности потребуют дополнительных затрат времени и сил на их выполнение, а поэтому ваш рабочий день должен быть тщательно распланирован.

Весь объем работы секретаря независимо от рода деятельности организации, в которой он трудится, можно разделить на повторяющуюся ежедневно (например, регистрация документов) и не повторяющуюся (например, разовые поручения руководителя). В методической литературе по секретарскому делу довольно часто встречается рекомендация выполнять постоянные виды работ в одно и то же определенное время, что позволяет структурировать рабочий день и наиболее эффективно использовать рабочее время.

В связи с тем, что работа секретаря тесно связана с работой руководителя и других сотрудников офиса, при составлении распорядка дня нужно учитывать:

· распорядок дня руководителя, его недельный график работы;

· привычки, стиль руководства шефа;

· правила внутреннего трудового распорядка организации;

· график поступления в организацию входящих документов.

Целесообразно заранее составить план повторяющихся работ, и по необходимости включать в него какие-то разовые работы. Имея рабочий план, учитывающий ваши ежедневные обязанности, вам будет гораздо проще вписать в него дополнительные обязанности, которые возникли в результате совмещения должностей.