Архивное хранение документов о предоставлении отпусков в вопросах и ответах

Галина Кудрякова,
архивист

Какие виды документов создаются в процессе оформления трудовых отпусков?

В процессе оформления отпусков создается не так уж много документов. Прежде всего, это графики трудовых отпусков, которые, как правило, составляются в отделе кадров на весь календарный год и утверждаются руководителем организации, а также заявления работников о предоставлении трудового отпуска или части трудового отпуска и приказы, издаваемые руководителем организации о предоставлении трудового отпуска (или части отпуска) работнику. В случае производственной необходимости работника могут отозвать из отпуска. По этому поводу также издается приказ руководителя об отзыве работника из отпуска с предоставлением ему неиспользованной части отпуска в другое время или компенсации за неиспользованный отпуск.

Таким образом, можно отметить, что при оформлении трудовых отпусков создаются следующие группы документов: графики отпусков, заявления о предоставлении отпусков, приказы руководителя организации о предоставлении отпусков, отзыве из отпуска.

Как определяются сроки хранения документов, оформляемых для документального сопровождения трудовых отпусков?

Сроки хранения документов, оформляемых для документального сопровождения трудовых отпусков, определяются в соответствии с Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

В Перечне типовых документов отсутствует такой вид документа, как заявление о предоставлении трудового отпуска. Как определить срок его хранения?

Зачастую в организациях при наличии утвержденного руководителем графика трудовых отпусков заявления о предоставлении трудовых отпусков не составляются, а отпуск предоставляется на основании приказа руководителя в соответствии с графиком. В то же время на практике встречаются ситуации, когда составляются и графики, и заявления, то есть в наличии две группы документов. Это, как правило, наблюдается в организациях с большой штатной численностью, особенно при большой текучести кадров, когда строго следовать графику трудовых отпусков не представляется возможным. В ранее действующем Перечне типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82, заявления работников о предоставлении трудовых отпусков имели такой же срок хранения, что и графики отпусков. Думается, что это разумно. Графики трудовых отпусков в соответствии с п. 666 Перечня типовых документов хранятся 1 год. Таким образом, при отсутствии в Перечне типовых документов такого вида документов, как заявления о предоставлении трудового отпуска, можно определить их срок хранения в 1 год.

В то же время можно сделать совсем другое умозаключение. Заявление о предоставлении трудового отпуска является документом, послужившим основанием для приказа по личному составу и не вошедшим в состав личного дела, и таким образом на основании п. 644 Перечня типовых документов должно храниться 3 года. Тем более что в данном пункте при расшифровке слова «документы» указан такой вид документов, как заявления. Следовательно, заявления о предоставлении трудовых, а тем более социальных отпусков нужно хранить 3 года.