Алгоритм создания организационно-распорядительных документов

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Процесс создания организационно-распорядительных документов можно разбить на несколько этапов, каждый из которых регламентирован нормативными документами по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и локальные нормативные правовые акты определяют последовательность этих этапов. Сегодня мы рассмотрим их подробно.

1. Инициация создания документа

Состав документов, которые образовываются в процессе деятельности организации, зависит от нескольких факторов, в числе которых можно назвать характер деятельности организации, порядок разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), характер взаимосвязи с другими организациями и т.д. В соответствии с п. 9 Инструкции по делопроизводству юридическим основанием для создания ОРД являются:

· акты законодательства Республики Беларусь;

· решения судов;

· предписания государственных органов и должностных лиц;

· поручения вышестоящих организаций;

· осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее функций и задач в соответствии с ее компетенцией.

Если документ создается с целью исполнения нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящей организации, то он должен содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.

Инициатором создания документа, как правило, выступают руководитель организации и его заместители, руководители структурных подразделений, иные должностные лица организации в пределах их компетенции.

2. Составление и оформление проекта документа

Довольно часто читатели нашего журнала задают вопрос: «Кто должен заниматься составлением и оформлением документов в организации?». Универсального однозначного ответа на него нет: нормативные документы по делопроизводству не дают конкретного указания на должностных лиц, в чьи обязанности входит, например, оформление проекта приказа по основной деятельности. Эти ответы следует искать в ЛНПА вашей организации: должностных инструкциях работникам, инструкции по делопроизводству, положении о документообороте, схеме прохождения документов и т.д. Хотелось бы отметить, что если лица четко не оговорены, то это может привести к конфликтным ситуациям между работниками, поэтому при подготовке нормативных документов по делопроизводству в организации целесообразно конкретно оговорить, кто и на каком этапе отвечает за подготовку проекта документа.

Оформление ОРД осуществляется в соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69, Инструкции по делопроизводству, иными законодательными и нормативными правовыми актами Республики Беларусь и ЛНПА. В частности, гл. 3–7 Инструкции по делопроизводству дают детальные указания по оформлению ОРД.

Отдельно хотелось бы остановиться на ошибке, наиболее часто встречающейся при оформлении ОРД. Это несоблюдение отступов и полей. Инструкция по делопроизводству определяет следующие размеры полей для каждого листа документа:

· левое — 30 мм;

· правое — не менее 8 мм;

· верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

В соответствии с п. 83 Инструкции по делопроизводству при оформлении документов используются 9 стандартных положений табулятора.

Оформляя ОРД, не стоит забывать, что максимальная длина строки многострочного реквизита не должна превышать 73 мм (это правило часто нарушается при оформлении реквизита «Заголовок к тексту»). Инструкция по делопроизводству разрешает продлевать до 6 положения табулятора (120 мм) заголовки, превышающие 5 строк.

3. Согласование проекта документа

Документы, подлежащие согласованию (визированию), согласовываются (визируются) до придания им юридической силы, то есть до подписания, утверждения и регистрации. Согласование может производиться как с организациями, так и с конкретными должностными лицами. Оно бывает внешним (например, с вышестоящей организацией, контролирующими и надзорными органами и т.д.) и внутренним (со структурными подразделениями и должностными лицами внутри организации). Внешнее согласование оформляется грифом согласования, который включает слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручную подпись, ее расшифровку и дату.