Документальное оформление трудового отпуска и отзыва из него

Наталия Кондакова

В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса Республики Беларусь очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков. Утвержденный график трудовых отпусков является достаточным основанием для издания распорядительного документа о предоставлении отпуска. Законодательством не предусмотрена обязанность работника подавать заявление о предоставлении отпуска, запланированного графиком. Однако если работнику по его просьбе предоставляется отпуск в другое время, целесообразно написать соответствующее письменного заявления. Если утвержденный график трудовых отпусков в организации отсутствует, заявление работника о предоставлении отпуска (с резолюцией руководителя на нем) может рассматриваться как одна из форм согласования очередности предоставления отпусков между нанимателем и работником.

В ряде случаев заявление работника является необходимым. Так, при продлении или переносе трудового отпуска работник обязан уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска (ст. 171 ТК). Такое уведомление может оформляться в виде заявления.

Заявление может быть написано работником от руки либо подготовлено с использованием компьютерной техники. Независимо от способа подготовки документа подпись автора и дата составления заявления должны быть оформлены от руки.

Наименование структурного подразделения, работником которого является автор заявления, оформляется в левом верхнем углу заявления. Ниже прописными буквами указывается название вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ) и дата (проставляется работником собственноручно при подписании документа). Допускается не указывать на заявлениях заголовок, а также место его составления.

Заявление адресуется на имя руководителя организации, который принимает решение о предоставлении отпуска. Оформляется адресат в правом верхнем углу документа. В адресате указывается должность руководителя, включающая наименование организации, его фамилию и инициалы в дательном падеже.

Текст заявления включает указание вида отпуска (трудовой либо разновидность социального), дату ухода в отпуск, его продолжительность.

В случае подачи заявления о предоставлении социального отпуска, а также переносе либо продлении отпуска в тексте с использованием стандартных словосочетаний «В связи с…», «В соответствии с…», «На основании…» и т.д. указывается основание просьбы о предоставлении отпуска.

Заявление подписывается работником с указанием занимаемой должности и расшифровки подписи (инициалов и фамилии). Подписанное заявление визируется заинтересованными должностными лицами (руководителем структурного подразделения автора заявления, руководителем кадровой службы и т.д.). В состав визы включается наименование должности визирующего, его личная подпись, расшифровка подписи. Слова «Визы» или «СОГЛАСОВАНО» при этом не пишутся.

Подписанное и согласованное с заинтересованными лицами заявление регистрируется и передается на рассмотрение руководителю организации либо уполномоченному им должностному лицу, в компетенцию которого входит решение вопросов о предоставлении отпусков (например, заместителю директора по кадровым вопросам). Руководитель принимает решение о предоставлении отпуска, которое отражается в резолюции. Резолюция оформляется на самом заявлении и располагается между реквизитами «Адресат» и «Текст», а при отсутствии достаточного места — на любом свободном месте лицевой стороны первого листа документа, но не на полях.

Руководитель может принять решение о предоставлении отпуска как на условиях, изложенных в заявлении, так и на измененных условиях. Как правило, в резолюции не указывается дата, с которой предоставляется трудовой отпуск. Это означает, что руководитель организации согласен с датой, указанной в заявлении. Однако если руководитель принимает решение о переносе даты начала отпуска работника (с учетом требований ст. 171 ТК), он указывает в резолюции новую дату.

Аналогичным образом в резолюции может корректироваться не только срок, но и продолжительность отпуска, указанная работником в заявлении. Например, в своем заявлении работник просит предоставить ему отпуск на 30 календарных дней для сдачи вступительных экзаменов. Наниматель в соответствии со ст. 212 ТК вправе предоставить ему отпуск меньшей продолжительности, конкретизировав эту продолжительность в резолюции.

С резолюцией руководителя заявление направляется специалисту по кадрам для подготовки распорядительного документа о предоставлении отпуска. Согласно ст. 152 ТК отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом.

Несмотря на то, что ТК допускает оформлять предоставление отпуска запиской, издание распорядительного документа (приказа, распоряжения) о предоставление отпуска более предпочтительно. Предоставление отпуска является юридически значимым действием, связанным в том числе с финансовыми вопросами, поэтому должно оформляться правовым актом. Записка об отпуске является справочно-информационным документом, который не может нести в себе распорядительных или иных правовых функций.

В распорядительном документе о предоставлении отпуска должны быть отражены следующие сведения:

· кому предоставляется трудовой отпуск;

· количество предоставляемых календарных дней отпуска;

· указание на составные части трудового отпуска с их продолжительностью;

· даты нахождения работника в трудовом отпуске;

· период, за который предоставляется трудовой отпуск.

Приказ о предоставлении отпуска относится к категории приказов по личному составу. В заголовке указываются фамилия и инициалы работника, если приказом оформляется предоставление отпуска одному работнику. Если одним приказом оформляется предоставление отпуска двум и более работникам, их фамилии и инициалы в заголовке не указываются.

Распоряжения о предоставлении отпуска готовятся и оформляются по тем же правилам, что и соответствующие приказы.