Пожиратели времени: как с ними бороться?

Марина Гладкая

Пожиратели времени — это всевозможные отвлекающие факторы, приводящие к неэффективному расходованию времени. Они существенно снижают качество выполняемой работы, принуждают задерживаться после окончания трудового дня. И ответить, в чем причина несвоевременного выполнения задания, вы не можете.

Можно целый день писать деловому партнеру электронные письма и при этом ощущать себя полностью загруженным. В то же время, если для решения вопроса было бы достаточно просто встретиться и с глазу на глаз обсудить вопрос, то вы просто тратите время на бесконечную переписку. Нагружать себя бессмысленной работой — еще не значит быть занятым.

Для того чтобы избавиться от злостных пожирателей времени, следует сначала разобраться, откуда они берутся. Как правило, основная причина возникновения отвлекающих от работы факторов — отсутствие приоритетов и четких планов. Не имея перед глазами списка всех заданий, которые надлежит выполнить в течение рабочего дня, вы рискуете попасть в ситуацию, когда окружающие начнут вносить свои коррективы в ваш распорядок.

Запись задач начинайте с глагола, старайтесь, чтобы формулировки были предельно ясными и конкретными. Так, «Письмо клиенту N» — задача нечеткая. И вернувшись к ней спустя какое-то время, вы вряд ли вспомните, на какую тему нужно написать. Правильная постановка задачи должна быть следующей: «Обсудить с Назаровым возможность получения скидки на товар».

Помните: выполнение любого задания должно привести к определенному результату.

Борьба с пожирателями времени должна быть комплексной. Чтобы повысить эффективность труда, следует полностью упорядочить каждый свой день.

Правила начала дня

· Каждый новый день начинайте с позитивным настроем.

· Полноценно и без спешки завтракайте.

· Приступайте к работе по возможности в одно и то же время.

· Перепроверьте план дня.

· Справившись с задачей, побалуйте себя шоколадом или чашечкой кофе.

· Не откладывайте на окончание рабочего дня важные и сложные задачи.

Правила, касающиеся хода дня

· Фиксируйте и оговаривайте сроки выполнения заданий.

· Перепроверяйте все свои действия с точки зрения их целесообразности.

· Отклоняйте дополнительно возникающие в течение дня задачи, которые могут подождать.

· Воздерживайтесь от незапланированных импульсивных действий.

· Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный темп работы. Не нужно трудовых подвигов, которые никто не оценит.

· Одноплановые задания следует выполнять группой.

· Выполнив задание, сделайте паузу. Так вы сохраните работоспособность и концентрацию внимания.

· Контролируйте время и планы, перепроверяя их с точки зрения выполненных задач, расстановки приоритетов.

Правила завершения рабочего дня

· Небольшие дела старайтесь довести до конца в течение дня.

· Контролируйте результаты.

· Составьте план на следующий день.

· Отправляйтесь домой с хорошим настроением. Чтобы его создать, определите важнейшее позитивное событие дня.

Пожиратели времени и способы борьбы с ними

Привычка браться одновременно за большое количество дел. Такие люди, как правило, ничего не успевают и постоянно страдают от нехватки времени. Дело в том, что когда внимание человека постоянно переключается с одной работы на другую, суммарная эффективность в итоге значительно падает. Если выстроить выполнение задач по очереди, они решаются намного быстрее. Кроме того, при последовательном выполнении снижается вероятность совершения ошибок, почти неизбежных при попытках постоянно переключаться.

Чрезмерное стремление к совершенству. Желание улучшить сделанную работу в какой-то момент перестает быть необходимостью и становится пожирателем времени. Следует своевременно задать себе вопрос: «Если я потрачу еще несколько часов времени, ощутимо ли при этом улучшится результат?». Вполне может оказаться, что при дополнительных попытках усовершенствования итоговый результат будет точнее или привлекательнее внешне буквально на 1%. В этом случае задумайтесь, являются ли оправданными такие затраты времени.

Ожидание информации. Достаточно распространенный пожиратель времени. Для того чтобы больше успевать, следует запрашивать необходимые данные заранее. Тем самым вы избежите неприятностей, связанных с отсутствием на месте нужного сотрудника или его медлительностью.

Привычка откладывать малоприятные дела на потом. Наверняка вам приходилось сталкиваться с не совсем приятными производственными моментами, например, обсуждать планы с несимпатичным вам коллегой, потому как вас поставили в связку, вести переговоры с клиентом на тему повышения стоимости товаров или услуг вашей компании, признавать свою неправоту перед начальством и др. Как правило, подобные вопросы человек откладывает на потом. Но при этом мало кто задумывается, что не решая их, продолжает о них помнить, и это очень влияет на эффективность труда. Подобные неприятные задачи следует выполнять в первую очередь, как бы ни было неприятно, ведь решить их все равно придется. Чем раньше вы с ними разберетесь, тем скорее сможете думать о чем-то другом, более приятном.