Архивное хранение распорядительных документов в вопросах и ответах

Дарья Курильчик,
историк-архивист, преподаватель

Что такое распорядительные документы?

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организации — издание распорядительных документов, посредством которых решаются практически все вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией организации издают следующие распорядительные документы:

· приказы;

· распоряжения;

· указания.

Постановления и решения также относятся к распорядительным документам, однако ввиду того, что их издание является прерогативой исполнительных органов власти, в рамках данной статьи их рассматривать не будем.

Приказы издаются во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Издание распорядительных документов обязательно по организационным вопросам, по вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.

Каковы сроки хранения распорядительных документов?

Сроки хранения распорядительных документов определены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». Данным нормативным правовым актом был утвержден Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, который устанавливает сроки хранения распорядительных документов, находящихся как в архиве организации, так и в текущем делопроизводстве. Перечень обязателен для применения всеми организациями Республики Беларусь независимо от формы их собственности и ведомственной подчиненности.

Каков порядок формирования распорядительных документов организации в дело?

Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации (п. 70 Правил работы архивов организаций государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143). Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляет служба документационного обеспечения управления совместно с архивом организации. При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

Распорядительные документы (вместе с их приложениями) группируются в дела по видам в пределах одного делопроизводственного года, при этом систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.

В соответствии с п. 44 Правил работы архивов документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. То есть приказы по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения 5 лет (при этом необходимо учитывать примечание)) формируются отдельно от приказов о предоставлении трудовых отпусков (срок хранения 3 года (также необходимо учитывать примечание)).

Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения (75 лет и 3 года).

При значительном объеме распорядительных документов определенной разновидности, например, приказов о командировании, премировании и др., допускается их группировка в отдельные дела.

Документы, основания для издания распорядительных документов, например, докладные записки, заявления, из дела изымаются и формируются в отдельное дело.

Протоколы в некоторой степени также можно отнести к распорядительным документам. Они группируются в дела в зависимости от их вида, например, протоколы заседаний конкурсных комиссий по формированию резерва руководящих кадров, протоколы заседаний ученых советов и др., и систематизируются по хронологии в порядке возрастания их номеров.

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома, документы каждого тома являются продолжением предыдущего.