Служебные отметки на документах

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

В ходе изучения организационно-распорядительной документации ряда организаций нам стала очевидна тенденция: если основные реквизиты, наиболее часто используемые при составлении документов (например, «Наименование организации», «Гриф утверждения», «Подпись» и т.д.) их авторы в большинстве случаев оформляют правильно, то существует группа реквизитов, которые очень часто или не оформляются вовсе, или же оформляются с нарушениями. Речь идет о служебных отметках на документах — реквизитах, в ряде случаев обязательных к оформлению и значительно облегчающих работу с ОРД.

В соответствии с п. 35 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, при составлении и оформлении организационно-распорядительных документов необходимо придерживаться требований, установленных Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69. Данный нормативный правовой акт строго регламентирует не только состав и порядок оформления реквизитов, но и их местоположение на бланке документа, присваивая каждому реквизиту свой порядковый номер. В полной мере это касается и служебных отметок.

Так, например, реквизит «Отметка о контроле» в перечне реквизитов, используемых при составлении ОРД, стоит под № 20, на схеме расположения и размеров реквизитов (приложение А к СТБ 6.38-2004) располагается на левом поле документа на одном уровне с заголовком к тексту. Он оформляется в виде буквы «К» или слова «Контроль» и свидетельствует о том, что сроки исполнения документа находятся на контроле. Данный реквизит проставляется от руки или штемпелем, карандашом или чернилами красного цвета. При изготовлении бланков документов допускается отмечать место проставления реквизита «Отметка о контроле» уголками. При необходимости он может быть дополнен контрольной датой.

Еще один реквизит, о котором порой забывают авторы исходящих документов, — «Отметка об исполнителе». А между тем в соответствии с п. 63 Инструкции по делопроизводству он обязательно оформляется на всех исходящих документах. На схеме в приложении к СТБ 6.38-2004 данный реквизит значится под № 28, располагается на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа и печатается от 0-го положения табулятора шрифтом Times New Roman, Cyr обычный, размер шрифта — 9 пт. В его состав входят фамилия исполнителя (должностного лица, подготовившего документ) и номер его телефона, который печатают без знаков препинания. Нормативные документы допускают дополнение реквизита информацией об индексе структурного подразделения, в котором готовился документ (в первой строке), инициалах (если документ набирала машинистка), дате создания документа или имени файла (все во второй строке). Реквизит «Отметка об исполнителе» служит для наиболее рациональной работы с документами и ускорения коммуникации между получателем и составителем документа.

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.01.2013 № 9 «О внесении изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4» были установлены новые правила заверения копий документов и оформления реквизита «Отметка о заверении копии» (реквизит 29). В соответствии с СТБ 6.38-2004 он оформляется ниже реквизита «Подпись», от 0-го положения табулятора и состоит из слова «Верно», наименования должности лица, заверившего копию, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.

В случае если копия документа выдается гражданину на руки или пересылается в другие организации (то есть выходит за пределы вашей организации), реквизит «Отметка о заверении копии» дополнительно заверяется гербовой печатью (при ее отсутствии — круглой печатью организации).