Исходящая корреспонденция: подготовка к отправке

Вероника Бегун

XXI век — век новейших технологий и технического прогресса, что непосредственно отражается на работе современного офиса и в частности на таком важном аспекте, как организация работы с исходящими и входящими документами. Однако несмотря на то, что электронная почта активно вытесняет переписку на бумажных носителях, не все организации готовы полностью отказаться от отправки корреспонденции традиционным способом. Сегодня мы рассмотрим, как правильно организовать такую работу.

В соответствии с п. 133 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи). Традиционно в организациях при подготовке исходящих писем используется бланк письма организации, отпечатанный типографским способом, либо бланк письма в электронном виде, который распечатывается уже с готовым текстом.

Кроме реквизитов бланка, установленных п. 25 Инструкции по делопроизводству, исходящее письмо должно содержать следующие реквизиты:

· дату документа;

· регистрационный индекс;

· ссылку на регистрационный индекс и дату входящего документа (в случае, если исходящее письмо является ответом на входящий документ);

· адресата;

· заголовок к тексту;

· текст;

· отметку о наличии приложения (при наличии приложений к письму);

· подпись;

· отметку об исполнителе;

· печать (при необходимости; например, на гарантийном письме);

Рассмотрим подробнее некоторые реквизиты, оформляемые на исходящих письмах.

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица. Реквизит «Адресат» печатается от 4-го положения табулятора. Когда документ адресуется организации, ее наименование печатается в именительном падеже. Аналогично оформляется адресование документа структурному подразделению.

Реквизит «Адресат» может содержать и наименование должности, если документ адресуется конкретному лицу. При этом наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном.

При адресовании документа руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Почтовый адрес, как правило, указывается непосредственно на конверте в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи. В состав реквизита «Адресат» почтовый адрес входит только при направлении документа разовому корреспонденту.

На документах, которые отправляются постоянным корреспондентам или в организации своей системы, адрес не проставляется.

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку

Тексты писем должны быть понятными, краткими, вопросы необходимо излагать по существу. Следует избегать двойственного смысла в текстах документов.

Если в документе есть приложение, то оформляется отметка об его наличии, которая располагается перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается от 0-го положения табулятора с прописной буквы, после него ставится двоеточие. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают только количество листов приложения и количество экземпляров.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Если прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.

Если приложение к документу направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в чей адрес будет направлено приложение.

Проект документа представляется на подпись руководителю полностью проверенным, согласованным.