Организация общего делопроизводства в системе жилищно-коммунального хозяйства. Локальные нормативные правовые акты по делопроизводству

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

В соответствии с п. 4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, ведение делопроизводства в организациях осуществляется на основании самостоятельно разработанной инструкции по делопроизводству организации. Процедура ее составления и согласования описана в п. 4–5 Инструкции по делопроизводству. Необходимость разработки такой инструкции продиктована тем, что специфика деятельности организации накладывает отпечаток не только на состав документов, но и на порядок их прохождения внутри организации. Инструкция по делопроизводству организации должна содержать четкий регламент работы с внутренними, входящими и исходящими документами, прописывать механизм контроля за их исполнением, процедуру передачи в архив организации документов, законченных делопроизводством, и т.д. Приложением к инструкции по делопроизводству организации могут выступать разного рода перечни:

· входящих документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ;

· документов, на которые проставляется гербовая печать организации;

· лиц, обязательно визирующих отдельные виды документов и т.д.

Инструкция по делопроизводству организации оформляется на общем бланке в соответствии с требованиями к подготовке и оформлению документов, изложенными в гл. 4–6 Инструкции по делопроизводству. Текст инструкции по делопроизводству организации должен быть разделен на пункты, которые могут делиться на подпункты и абзацы. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. Подпункты также нумеруются арабскими цифрами с точкой и оформляются с абзацного отступа. Номер подпункта содержит номер пункта, к которому он относится, и порядковый номер самого подпункта.

Пункты инструкции по делопроизводству организации объединяют в главы, которые, как и абзацы, нумеруются арабскими цифрами, но без точки. В соответствии с п. 73 Инструкции по делопроизводству все главы должны иметь заголовки, в конце которых точка не ставится. В заголовках глав не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Номера страниц инструкции по делопроизводству организации проставляются арабскими цифрами на верхнем поле посередине листа, при этом первая страница не нумеруется.

Некоторые аспекты ведения делопроизводства, по каким-то причинам не нашедшие отражение в инструкции по делопроизводству организации, могут излагаться в положениях, правилах, инструкциях, например, в положении о порядке использования и хранения печатей и штампов, в положении об архиве, в правилах использования электронной почты, в инструкции по работе с обращениями граждан и юридических лиц и т.д.

Кроме норм, закрепленных в инструкции по делопроизводству организации, организация и ведение делопроизводства регламентируются распорядительными документами по основной деятельности. Например, в соответствии с п. 52 Инструкции по делопроизводству утверждение документа может быть осуществлено двумя способами: непосредственно руководителем организации или путем издания распорядительного документа. Распорядительный документ издается в том случае, когда введение утверждаемого документа требует каких-либо дополнительных предписаний и разъяснений.

Посредством издания распорядительных документов по основной деятельности решается ряд вопросов в области организации делопроизводства, например, создается экспертная комиссия, назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, предписывается определенным должностным лицам разработка унифицированных документов и внесение их в Табель форм унифицированных документов и т.д.

Для проведения экспертизы ценности и согласования ряда документов, методической помощи и контроля состояния организации делопроизводства приказом директора организации создается экспертная комиссия. В ее состав включается не менее 3-х человек. Председателем ЭК назначается заместитель руководителя организации, в обязательном порядке включается руководитель службы ДОУ (лицо, ответственное за делопроизводство в организации), заведующий архивом (лицо, ответственное за архив организации), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники. ЭК организации действует на основании Положения об ЭК, утвержденного руководителем организации.