Особенности составления и оформления распорядительных документов по административно-хозяйственным вопросам

Наталия Кондакова

Какие приказы относятся к приказам по административно-хозяйственной деятельности? По каким критериям различают приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам?

При решении вопроса об отнесении конкретного приказа к той или иной категории следует руководствоваться содержанием вопросов, которые данным документом регулируются. Конкретные перечни разновидностей приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам нормативными правовыми актами Республики Беларусь не определены. Наиболее полно в актах законодательства определен только состав приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение, командирование, наложение взысканий, поощрение, премирование, присвоение квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.).

Состав вопросов, отражаемых в приказах по административно-хозяйственной деятельности, был определен в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденном письмом начальника Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 15.08.1988, который содержал раздел «Административно-хозяйственное обслуживание». Данный раздел включал следующие подразделы:

· «Административно-хозяйственные вопросы»;

· «Эксплуатация служебных зданий»;

· «Транспортное обслуживание»;

· «Организация внутриведомственной связи»;

· «Охрана учреждений, организаций, предприятий».

В Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, самостоятельный раздел с документами, относящимися к административно-хозяйственным вопросам, не выделен, однако имеются следующие самостоятельные главы:

· глава 43 «Административно-хозяйственные вопросы»;

· глава 44 «Эксплуатация зданий (сооружений)»;

· глава 45 «Пожарная безопасность и охрана организаций»;

· глава 46 «Государственная система предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций. Гражданская оборона»;

· глава 47 «Транспортное обслуживание»;

· глава 48 «Организация внутренней связи».

Таким образом, приказы, издаваемые по вопросам, которые отражены в указанных главах Перечня типовых документов, будут относиться к приказам по административно-хозяйственной деятельности. Безусловно, приведенный выше перечень не является исчерпывающим, однако ориентирует в выделении вопросов и направлений деятельности, фиксируемых в приказах по административно-хозяйственной деятельности.

Приказы, издаваемые по вопросам, не относящимся к административно-хозяйственным, и по личному составу целесообразно отнести к приказам по основной деятельности.

Обязательно ли вести отдельный журнал регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности? Допустима ли регистрация таких приказов вместе с приказами по основной деятельности или по личному составу?

При подготовке и оформлении документов большое внимание уделяется их юридическому значению. Документ должен содержать ряд обязательных реквизитов: указание автора документа (реквизиты бланка), подпись, дату, регистрационный индекс. Для некоторых видов документов дополнительными удостоверяющими реквизитами могут быть гриф утверждения (для актов, планов, инструкций и др.), печать (для финансовых документов, личных справок и др.), отметка о заверении копии (для копий документов) и др.

С юридической точки зрения важнейшими реквизитами любого документа являются дата и индекс. Индекс документа указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства стадий предварительной обработки. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер. Дата документа, указывая на время его создания, оказывает влияние на отношения, возникающие или изменяющиеся в связи с его созданием. Дату и индекс документы приобретают в процессе подписания и регистрации.

Регистрация документов — запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

Вопросы регистрации документов, в том числе приказов, регулируются нормами гл. 8 «Организация работы с документами» Инструкции по делопроизводству.

В соответствии с п. 142.3. Инструкции по делопроизводству распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно, при этом распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, также регистрируются отдельно.