Распорядительные документы по основной деятельности и по личному составу в вопросах и ответах

Нина Капмоле

Какие виды приказов можно отнести к приказам по основной деятельности?

Приказы по основной деятельности являются распорядительными документами, отражающими управленческие решения, которые определяются задачами и функциями деятельности, правами и обязанностями организации, ее организационно-правовой формой и другими особенностями. Это приказы:

· об утверждении (изменении) локальных нормативных правовых актов (инструкций, правил, положений и т.д.);

· об утверждении (изменении) структуры и штатной численности, штатного расписания;

· о создании коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;

· о проведении аттестации рабочих мест;

· о проведении аттестации работников;

· о планировании деятельности;

· о контроле за деятельностью (отчетности);

· об установлении режима работы и внесении изменений в него;

· о финансировании деятельности;

· о внешнеэкономической деятельности;

· об информационном и документационном обеспечении и т.д.

К приказам по основной деятельности следует отнести приказы о создании следующих комиссий:

· экспертной;

· аттестационной;

· по трудовым спорам;

· по оздоровлению работников;

· по списанию бланков строгой отчетности;

· по переоценке основных средств предприятия;

· по проведению годовой инвентаризации имущества;

· по проведению проверки знаний по технике безопасности;

· по приему-передаче дел по должности начальника отдела и других работников.

Приказы издаются и в тех случаях, когда:

· решения коллегиальных органов необходимо провести в жизнь;

· довести до сведения подведомственных организаций и подчиненных требования документов, поступивших из вышестоящих органов, наметить мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями структурных подразделений с привлечением специалистов.

Какими нормативными документами необходимо руководствоваться при подготовке и оформлении приказов по основной деятельности?

При подготовке и оформлении приказов необходимо руководствоваться следующими нормативными и методическими документами по делопроизводству:

· Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69;

· Методическими указаниями по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденными приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41;

· Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4;

· Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

В инструкции по делопроизводству организации, разрабатываемой на основании названных документов, а также в Инструкции по делопроизводству указывается порядок подготовки и оформления приказов, в том числе приказов по основной деятельности.

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на специальном бланке для приказов (формат А4). Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом.

На общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты документа:

· Государственный герб Республики Беларусь (если организация является государственной);

· товарный знак (знак обслуживания) или эмблема организации (если они зарегистрированы в установленном порядке);

· наименование вышестоящей организации (если она имеется);

· полное и сокращенное наименования организации — автора документа в соответствии с уставом (положением об организации);

· название вида документа (ПРИКАЗ);

· дата и номер приказа;

· место издания (составления) документа.

При подготовке приказа кроме реквизитов бланка используются следующие реквизиты:

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись;

· визы;

· отметка об исполнении и направлении в дело.

Как правильно оформить реквизит «Дата» в приказе?

Датой приказа является дата его подписания. В соответствии с п. 101 Инструкции по делопроизводству дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим.

При подготовке проекта приказа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим документ. С момента подписания руководителем приказ вступает в силу, если в его тексте не указана другая дата, и регистрируется в службе документационного обеспечения управления.

Что такое регистрационный индекс приказа? Когда он проставляется?

Регистрации подлежат создающиеся в организации и поступающие от других организаций документы, требующие учета. Регистрационный индекс приказа — это порядковый номер приказа, который присваивается ему в момент регистрации. Он присваивается приказу только после его подписания и проставляется на уровне написания даты.

Если юридическое лицо зарегистрировано в одном месте, а фактически находится в другом, что будет указано в реквизите «Место составления или издания документа»?

Реквизит «Место составления или издания документа» располагают на бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс». Место издания приказа устанавливается по месту нахождения юридического лица, которое определяется местом его государственной регистрации.