Номенклатура дел организации: составление и функциональное предназначение

Горбач А.

Статьей 4 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 25.11.2011 № 323-З установлено, что государственные органы, иные организации и ИП обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов. В свою очередь, ст. 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях установлено, что утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.

Обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно без номенклатуры дел, которая выполняет функции:

— указателя основных направлений деятельности любой организации;

— схемы группировки (распределения) исполнительных документов по тематическим комплексам (делам);

— базы для индексации документов и дел;

— указателя сроков хранения дел;

— схемы построения справочной картотеки на неисполненные документы в делопроизводстве и архиве организации;

— основы для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) ранения; — учетного документа в архиве организации для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

Согласно п. 150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В больших организациях разработка и составление номенклатуры дел проходит с непосредственным участием службы документационного обеспечения управления (служба ДОУ), на которую возлагается документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства. Служба ДОУ, в свою очередь, может включать в свою структуру такие подразделения, как общий отдел, секретариат, канцелярия, архив и пр. В таких организациях, как правило, вопросы делопроизводства и документооборота хорошо отлажены. Данная статья, однако, в большей степени предназначена для организаций, где нет необходимости создавать службу ДОУ как отдельное структурное подразделение или иметь в штате хотя бы одного специалиста соответствующего профиля. В таких организациях приказом руководителя должен быть назначен ответственный за архив, который, по сути, и выполняет если не все, то значительную часть функций службы ДОУ. И если в такой организации в штате имеется юрисконсульт, то, скорее всего, ему не избежать этой «почетной миссии». Кстати, в этом случае юрисконсульту (или секретарю, бухгалтеру, если жребий выпал на них) в должностной инструкции, помимо основных обязанностей, прописываются еще и обязанности ответственного за архив.

В № 12 журнала «Юридический мир» содержится не только полная версия этой статьи, но и примерная номенклатура дел.