Роман Игоревич Шпаковский,
юрист международной юридической фирмы «Magnusson»
Большинство белорусских компаний выбрали электронную почту и (или) Skype в качестве основного средства деловой переписки. Это быстрее, удобнее и дешевле. В то же время использование новых технологий может стать головной болью для вашего юриста.
Вопросов в отношении электронных документов уже практически не осталось: их юридическая и доказательная сила признается судами, государственными органами и частными компаниями. Но необходимо понимать, что электронным документом считается только файл с электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП). Так, генератором электронных документов является широко известная система «клиент-банк», в которой роль подписи играет цифровой ключ на USB-носителях. Судебная практика в отношении электронных документов этой системы однозначна: если истец не докажет, что другое лицо неправомерно завладело электронной перепиской, все документы считаются подписанными уполномоченным лицом. Сейчас ЭЦП широко применяется в государственных органах и банках.
В бизнесе в основном используется простая переписка по электронной почте и переписка в мессенджерах (ICQ, Skype, Viber). Во многом это связано с тем, что компании наличие ЭЦП ничего не дает, ведь 95% ее партнеров документы с ЭЦП не используют. Впрочем, ситуация может измениться с развитием национального портала электронных государственных услуг, для использования которого в большинстве случаев необходимо получение ЭЦП.
Электронная документация в нашей стране регулируется Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и имеет практику своего применения. Юридическая значимость других форм электронного общения определяется общими нормами коммерческого права.
Простой e-mail с вложенным отсканированным приложением к договору не является электронным документом. Его статус в принципе непонятен. На практике можно руководствоваться следующим принципом: «Документ, пересланный по электронной почте, действителен и обладает юридической силой, пока другая сторона не заявит обратное». Оспариваться может факт как получения документа, так и его отправления уполномоченным лицом. Пока это работает на практике именно так, и в случае возникновения спора юридическая сила электронной почты будет зависеть от многих переменных, включая позицию суда, который рассмотрит это дело.
Во многих зарубежных странах существует презумпция, гласящая, что электронное сообщение отправлено именно «владельцем» адреса, если электронная почта была личной. К примеру, если адрес accounting@company.com был доступен и использовался только бухгалтером, предполагается, что письмо направил именно он. В Беларуси практика пока склоняется к тому, что необходимо доказать факт отправки письма именно бухгалтером (если оппонент утверждает обратное).
Российский опыт
В России существует альтернативный способ придания переписке доказательной силы — составление нотариального протокола. Нотариус уполномочен в порядке обеспечения доказательств производить их осмотр, в том числе изучать электронную переписку. Выглядит это следующим образом: нотариус осматривает компьютер, с которого велась электронная переписка, удостоверяет факт ее наличия, а затем составляет протокол с подробным описанием своих действий: включение компьютера, запуск почтовой программы и т.д. Сами электронные письма распечатываются и подшиваются к протоколу. Такой протокол будет являться доказательством того, что на определенную дату в данных осмотренного компьютера действительно имелись электронные сообщения, полученные с определенных адресов. Стоит добавить, что процедура включает в себя множество технических вопросов и, как следствие, гонорар нотариуса может быть весьма существенным — и попробуй еще найди такого «подкованного» нотариуса!
«Бумага» надежней, но…
Из этого мы выводим основной принцип использования электронной почты и других современных средств делового общения: действительно важные документы подписываются только на бумаге лично уполномоченными лицами и передаются только нарочным или отправляются «бумажной» почтой. Если у вас нет оригинала с подписями, вы не можете чувствовать себя на 100% защищенным. Аналогичное правило должно применяться как к договорам, так и к протоколам согласования цены, инвойсам, дополнительным соглашениям и претензиям, если сумма заказа существенна для компании.
Однако бизнес многих компаний сопровождается заключением сотни договоров с разными контрагентами, сделки с которыми нужно было заключить «еще вчера». Если вы будете настаивать на 100%-ной «бумажной» работе с клиентами, это будет дорого и неэффективно. Во имя эффективности и придется взять на себя юридические риски, связанные с использованием новых технологий. Посмотрим, как их можно минимизировать.
«Страховочное» соглашение
Наиболее эффективное решение — предварительное заключение соглашения в обычной письменной форме, где в числе способов коммуникации между сторонами будет названа электронная почта. Также этот вопрос можно оговорить в отдельном параграфе любого коммерческого договора. В таком соглашении указываются конкретные e-mail каждой из сторон и подтверждается, что «факт отправки документов с указанного в настоящем соглашении адреса электронной почты позволяет достоверно установить, что документы исходят от соответствующей стороны. Стороны признают юридическую силу любых сообщений, переданных по электронной почте. Стороны обязуются обеспечить доступ к данным адресам электронной почты только уполномоченным лицам». После подписания такого документа отправка письма неуполномоченным лицом становится проблемой компании-отправителя.
Дополнительно в таком соглашении можно предусмотреть:
§ обязанность получателя отправлять сообщения о доставке и прочтении e-mail, что подтвердит соответствующие факты;
§ обязанность проверки сторонами электронной почты с установленной периодичностью или автоматическое присвоение статуса «Прочитано» сообщению через 24 часа с момента получения;
§ возможность общения между сторонами по Skype (с указанием логинов);
§ разрешение на запись устных переговоров посредством Skype;
§ ограничение категорий документов, которыми стороны планируют обмениваться посредством электронной почты или Skype (к примеру, только инвойсы и акты выполненных работ; обсуждения исключительно дат погрузки, но не ассортимента и количества товара);
§ требования к оформлению документов (к примеру, только зашифрованные .pdf-файлы; недопустимость пересылки .rar или .zip-архивов).
Повторим, что при использовании электронной почты и без заключения такого предварительного соглашения договоренности не считаются недействительными. Проблема в том, что, если вам придется доказывать факт наличия таких договоренностей, e-mail или копия переписки в Skype не всегда послужат надежными доказательствами.
Вспомогательные доказательства
Вместе с тем внимательно относитесь к содержанию ваших писем и сообщений. Несмотря на их хрупкую формальную доказательную силу, в случае спора ваш контрагент представит их в суд. Даже если они не будут признаны формальными доказательствами и судья не сможет использовать их в качестве обоснования своего решения, эти письма и сообщения могут сыграть решающую роль при формировании «внутреннего убеждения» суда, на основании которого он выносит решение. В судебной практике периодически встречаются дела, в которых электронная почта используется как вспомогательное доказательство, подтверждающее наличие договоренностей или каких-либо фактических обстоятельств.
В заключение расскажем об одном тактическом маневре с электронной почтой, который может использоваться как вами, так и быть использован против вас. К примеру, в нескольких электронных письмах ваш партнер подтвердил, что работы выполнены безупречно и вопросов по ним нет. Однако впоследствии возник спор в связи с неподписанием актов выполненных работ и их неоплатой. В этой ситуации имеет смысл в претензионной переписке между прочим упомянуть, что «как сообщалось в электронных письмах от такой-то даты, ваша компания не имела претензий к выполненным работам». Если в ответе на претензию не будет оспариваться факт отправки таких писем (обычно возражения предъявляются к смыслу или юридической значимости сообщения), у вас появится дополнительное основание ссылаться на них как на доказательства.
