Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация

Войти через социальные сети

Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 02/2015

••• Некоторые аспекты организации документооборота



Ольга МОИСЕЕНКО,
научный редактор журнала


В соответствии с п. 138.1 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), под документооборотом понимается движение документов в пределах организации с момента их получения (если речь идет о входящих документах) или создания (когда мы говорим об исходящих и внутренних документах) и до отправки (исходящие документы), завершения исполнения или направления в дело (входящие и внутренние документы).

Учитывая, что от грамотной постановки документооборота зависит эффективность функционирования не только управленческого аппарата, но и организации в целом, к этому вопросу следует подходить предельно серьезно.

Нормативные правовые и методические документы по делопроизводству предъявляют к организации документооборота ряд требований:

· оперативность прохождения документов;

· исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

· соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

В целях унификации порядка прохождения и обработки основных категорий документов, а также исключения ненужных действий с ними в организации должны быть изданы локальные нормативные правовые акты, регламентирующие документооборот (о том, что положения этих документов обязательны к исполнению всеми работниками организации, речь даже не идет). Среди них можно назвать:

· положение о службе ДОУ;

· инструкция по делопроизводству организации;

· положение о документообороте в организации;

· положение об использовании печатей и штампов;

· должностные инструкции работникам организации;

· табель унифицированных форм документов;

· распорядительные документы руководителя организации, регламентирующие работу с документами (например, о назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации, о назначении ответственного за архив организации) и т.д.

В обязательном порядке в организации должна существовать схема прохождения и обработки документов, которая разрабатывается службой ДОУ (лицом, ответственным за делопроизводство) и утверждается руководителем организации (п. 138.2 Инструкции по делопроизводству). Использование подобных схем исключает попадание документа к должностным лицам и в структурные подразделения, которые не имеют к нему отношения, и (или) произведение с документом дополнительных действий, в которых нет необходимости, что в свою очередь уменьшает сроки его исполнения.

Например, если в организации существует схема прохождения и обработки распорядительных документов, исполнитель, подготовивший проект приказа по основной деятельности, будет четко представлять алгоритм работы с ним: кем производится согласование проекта документа, кто его подписывает, кто и когда производит регистрацию, ознакомление, тиражирование.

В организациях со значительным документооборотом нередка ситуация, когда из-за большой загруженности руководителя рассмотрение документов затягивается на несколько дней. В данном случае можно предложить следующее: распорядительным документом руководителя организации разделить обязанности и наделить определенными полномочиями заместителей руководителя организации или иных должностных лиц (например, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т.д.), что должно найти отражение в должностной инструкции работникам.

Динамичный ритм современной жизни постепенно проникает и в такую, традиционно консервативную отрасль, как делопроизводство и архивное дело: в течение нескольких лет, начиная с января 2015 г., все отрасли народного хозяйства Республики Беларусь поэтапно переходят на электронный документооборот. В связи с этим постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.12.2014 № 240 «О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4» (далее — Постановление № 240) были внесены изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству, в большей степени касающиеся вопросов организации электронного документооборота. В свете изменений, внесенных Постановлением № 240, хотелось бы обратить ваше внимание на то, что Инструкция по делопроизводству допускает ведение в организации гибридных дел, о чем в номенклатуре дел организации должна иметься отметка, сделанная в соответствии с требованиями п. 165 Инструкции по делопроизводству. Но при этом следует помнить, что в соответствии с п. 237 Инструкции по делопроизводству (внесен в нее Постановлением № 240) гибридное дело может существовать только на стадии оперативного хранения документов. После исполнения всех документов и завершения делопроизводственного года формируется дело или на бумажных носителях, или в электронном виде (то есть либо все электронные документы распечатываются и заверяются в установленном законодательством порядке, либо все бумажные документы сканируются). Однако следует учесть нюанс: в электронном виде допускается хранить только те документы, которые внесены в перечень, приведенный в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству (внесено Постановлением № 240) и срок хранения которых не превышает 10 лет.



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Пример журнала «Секретарское дело»

СД_12_Q275370.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 737 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 438 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1329 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1561 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 2054 раз
 

Скачать больше документов для секретарей


ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР