Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация

Войти через социальные сети

Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 10/2014

Номенклатура дел в электронном виде



Андрей Сукач


Можно ли вести номенклатуру дел в электронном виде?

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, номенклатура дел — это документ, подлежащий утверждению руководителем организации. Нормы указанного нормативного правового акта достаточно жестко закрепляют форму номенклатуры дел и порядок ее оформления.

Создание номенклатуры дел в виде электронного документа, аналогичного по своему содержанию и форме внешнего представления бумажной номенклатуре дел, технически не представляет сложностей. В случае замены при помощи электронной цифровой подписи собственноручных подписей всех должностных лиц, которые участвуют в согласовании, подписании и утверждении номенклатуры дел, такой документ будет иметь ту же юридическую силу, что и аналогичный документ на бумаге.

Однако в дальнейшем использование номенклатуры дел в виде электронного документа может вызвать сложности. По действующим правилам и в соответствии с логикой ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного года, а также по его завершении она может уточняться и дополняться без повторного согласования и утверждения всей номенклатуры дел. Так, под резервными индексами в нее могут вноситься новые дела, а в графе «Примечание» в процессе ведения номенклатуры дел могут проставляться различные отметки: о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел и др.

Таким образом, ведение номенклатуры дел является динамичным процессом, в ходе которого нередко происходит дополнение и уточнение ее содержания без необходимости повторного подписания, согласования и утверждения этого документа. Эта особенность номенклатуры дел не позволяет ее создавать в виде электронного документа, заверенного при помощи электронных цифровых подписей ответственных лиц, которые «замораживают» все содержимое такого документа и в случае его малейшего изменения становятся недействительными.

Вместе с тем использование номенклатуры дел в электронном виде возможно:

· в форме электронной копии;

· в форме справочно-информационного массива в системе электронного документооборота.

В первом случае электронная копия номенклатуры дел может быть размещена в локальной сети для централизованного доступа и использования ответственными работниками организации. Во втором информация из «эталонной» номенклатуры дел является основой для заполнения соответствующего справочника (справочников) в системе электронного документооборота, при помощи которых задаются корректные заголовки для электронных дел, осуществляется автоматическое отслеживание сроков их хранения и т.д.

Какие особенности существуют при определении сроков хранения документов в электронном виде при включении их в номенклатуру дел организации?

При определении сроков хранения документов в электронном виде следует руководствоваться теми же нормами, что и при определении сроков хранения аналогичных бумажных документов. Так, согласно п. 236 Инструкции по делопроизводству, документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.

Вместе с тем ценность документов в электронном виде в силу их физической природы может отличаться от аналогичных документов на бумаге. С учетом этого при определении сроков хранения таких документов необходимо учитывать нормы Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121.

В случае если документы в электронном виде не являются аналогами бумажных документов и для них в законодательстве или на ведомственном уровне не установлены сроки хранения, необходимо руководствоваться общими нормами законодательства по делопроизводству, устанавливающими порядок определения сроков хранения документов в организации. В частности, решение о сроках хранения таких документов должна принимать экспертная комиссия организации с учетом норм указанной выше Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности.


Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Пример журнала «Секретарское дело»

СД_12_Q275370.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 737 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 438 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1329 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1561 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 2054 раз
 

Скачать больше документов для секретарей


ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР