Информационно-правовое агентство «Регистр»
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация

Войти через социальные сети

Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 
Яндекс.Погода

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 08/2014

Правила оформления и использования докладных и объяснительных записок



Наталия Кондакова


В системе организационно-распорядительной документации выделяются следующие группы документов:

· организационные — положения, уставы, инструкции, правила и др.;

· распорядительные — приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.;

· справочно-информационные — акты, докладные и объяснительные записки, письма, и др.

Как и остальные информационно-справочные документы, докладные и объяснительные записки не содержат распоряжений, но могут стать основанием для принятия управленческого решения.

Докладная записка — информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Данный документ составляется для информирования руководства о различных фактах и событиях. Текст состоит из двух частей: в первой (вводной) излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ; во второй излагаются выводы, предложения, просьбы автора по излагаемому вопросу.

Докладные записки могут составляться по самым разным вопросам: по вопросам основной деятельности, по личному составу (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают:

· инициативные, которые составляются с целью побудить адресата принять определенное решение; в тексте такой записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации и выводы;

· отчетные, которые информируют о ходе (состоянии, завершении) каких-либо работ, выполнении поручений, планов и т.д.;

Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, направляясь от нижестоящего должностного лица вышестоящему.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

· внутренними, то есть направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения;

· внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Например, внутреннюю докладную записку на имя директора может подать руководитель структурного подразделения, в том числе и начальник отдела кадров. Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящей организации и подписывается руководителем организации — автора документа. Оформляется внешняя докладная записка на общем бланке.

В практике работы организаций внешние докладные записки встречаются относительно редко, как правило, их заменяют письмами, которые (как и докладные записки) могут быть инициативными и ответными.

Унифицированные формы различных по содержанию докладных записок включены в состав форм Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 и могут использоваться организацией в качестве образцов при оформлении соответствующих документов.

Подготовленная докладная записка передается в делопроизводственную службу на регистрацию. Регистрация докладных записок осуществляется в журнале регистрации внутренних документов или на карточке (в зависимости от применяемой в организации системы регистрации документов). При отсутствии специального журнала регистрации внутренних документов докладная записка может быть зарегистрирована в журнале регистрации исходящих документов.

Зарегистрированная докладная записка передается руководителю на рассмотрение, результат рассмотрения отражается в резолюции. Исполненные докладные записки формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.


Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Пример журнала «Секретарское дело»

СД_12_Q275370.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 36.00 Кб
Скачано: 703 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 421 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 1220 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 30.00 Кб
Скачано: 1453 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 26.50 Кб
Скачано: 1970 раз
 

Скачать больше документов для секретарей


ЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР