Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация

Войти через социальные сети

Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 
FreeCurrencyRates.com

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 03/2014

Поиск документов в системе электронного документооборота



Андрей Сукач


Одним из существенных преимуществ систем электронного документооборота являются широкие возможности автоматизации и упрощения поиска документов, позволяющие оперативно находить как сами документы, так и связанную с ними информацию. По мере использования СЭД объемы хранимых в ней документов и иной информации растут, причем, в некоторых организациях — в геометрической прогрессии. С учетом этого большое значение приобретают продуманные инструменты поиска документов в СЭД. Наиболее частым традиционным инструментом поиска документов в «бумажном» делопроизводстве являются различные регистрационно-контрольные формы (журналы, картотеки). При работе с СЭД эти инструменты также используются, однако в электронном виде их возможности значительно шире.

В прошлом номере журнала на примере СЭД Directum мы рассмотрели функционал современной СЭД, используемый при регистрации документов. Создаваемые в процессе такой регистрации документов сведения составляют основной информационный массив, по которому чаще всего в делопроизводстве осуществляется поиск документов. Поиск документов с использованием регистрационно-контрольных форм позволяет за считанные секунды найти нужный документ в Directum по одному или нескольким реквизитам или иным поисковым признакам.

Электронные регистрационно-контрольные карточки, заполняемые при регистрации документов, представляют собой набор записей в базе данных. Соответственно совокупность регистрационно-контрольных карточек можно представить как в виде набора отдельных карточек, так и в табличной форме — в виде электронного регистрационного журнала.

Directum позволяет осуществлять поиск:

1. в электронных регистрационных журналах путем сортировки записей по соответствующей колонке (по возрастанию или убыванию значений);

2. путем установки фильтров в списке регистрационных записей. Данный способ позволяет сделать выборку зарегистрированных документов по одному или нескольким реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

3. зарегистрированных документов путем группировки регистрационных записей по одному или нескольким реквизитам;

4. зарегистрированных документов путем перебора всех значений определенного реквизита (то есть поиск по колонке электронного регистрационного журнала);

5. при необходимости осуществления более сложного поиска зарегистрированных документов по более широкому набору реквизитов Directum позволяет использовать для этого специальную поисковую форму.


Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Пример журнала «Секретарское дело»

СД_12_Q275370.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 737 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 438 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1329 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1561 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 2054 раз
 

Скачать больше документов для секретарей


ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР