Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация

Войти через социальные сети

Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 03/2014

Унификация документов в организации



Наталия Кондакова


Фирменный стиль является сегодня основой всей коммуникационной политики, одним из главных средств борьбы за покупателя, важной составляющей брендинга. Его использование предполагает единый подход к оформлению, цветовым сочетаниям, образам в рекламе, технической и деловой документации и т.д.

Деловая документация солидной компании просто обязана быть оформлена в едином фирменном стиле, включающем в себя логотип, уникальные цвета и графические элементы. Такой эксклюзивный дизайн могут иметь бланки для писем и других документов, формы представления самих документов, конверты и визитные карточки. Унифицированные формы документов, используемые организацией при документировании ее деятельности, — неотъемлемая часть фирменного стиля организации.

Проведение работ по унификации документов

Унификация документов — это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач. Основной задачей унификации является целесообразное уменьшение разнообразия документов за счет совершенствования их формы и содержания.

Унификация документов в организации направлена на:

· определение объема информации в документе, необходимой и достаточной для выполнения стоящих перед конкретным документом и всей организацией в целом функций и задач;

· исключение дублирующих и неиспользуемых форм документов.

Содержание документов в управлении определяется составом и значением реквизитов, используемых при его составлении. Унификация реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, заключается в отборе реквизитов, соответствующих назначению документа и особенностям работы с ним. Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов независимо от частоты их использования.

В результате унификации форм документов устанавливается оптимальный состав реквизитов для каждой формы документа:

· исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, из обращения изымаются документы, создаваемые «по привычке»;

· применяемые однотипные формы заменяются единой;

· исключаются дублирующие и неиспользуемые показатели;

· закрепляется порядок расположения и оформления реквизитов;

· проводится унификация текста документа.

Результатом унификации документации является создание унифицированных форм документов. Унифицированная форма документа — это бланк с реквизитами (совокупность реквизитов, расположенных на носителе информации в определенном порядке), обязательными для данной разновидности документа, в соответствии с задачами, решаемыми данным документом.

Для разработки унифицированных форм документов применяются образцы документов, используемые в текущей деятельности организации, хранящиеся в архиве организации. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Унификация документов проводится на основе нормативных правовых актов и методических документов в области документационного обеспечения управления:

· государственных и отраслевых стандартов, нормативных правовых актов Республики Беларусь по делопроизводству;

· Общегосударственных классификаторов, в том числе Общегосударственного классификатора Республики Беларусь «Унифицированные документы»;

· унифицированных систем документации;

· организационных документов организации (уставов, положений и др.);

· распорядительных документов руководства организации;

· локальных нормативных правовых актов в области документационного обеспечения управления (инструкции и положения по ДОУ и др.);

· Табеля форм документов организации;

· номенклатуры дел организации.

Для разработки унифицированных текстов документов применяется метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация — повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная информация — индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация и закрепляется место для переменной, которая вносится при составлении конкретного документа.

Унификация форм документов в организации заключается:

· в отборе и закреплении (с учетом материального носителя) показателей и реквизитов, которые наилучшим образом отражают цель создания документа, обеспечивают его юридическую силу;

· в установлении единых требований к их составлению и оформлению;

· в разработке и применении унифицированных форм документов при документировании определенных вопросов и направлений деятельности организации.


Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Пример журнала «Секретарское дело»

СД_12_Q275370.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 737 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 438 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1329 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1561 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 2054 раз
 

Скачать больше документов для секретарей


ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР