Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация

Войти через социальные сети

Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 
FreeCurrencyRates.com

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 02/2014

Регистрация документов в системе электронного документооборота



Андрей Сукач


Регистрация документов — это ключевой момент в организации делопроизводства, а также в работе секретаря, ведь одна из основных его задач — в кратчайшие сроки выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами, поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.

Согласно п. 3.2.28 Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18, регистрация документа — это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Состав таких регистрационных данных в законодательстве жестко не определен и может зависеть от специфики конкретной организации. Вместе с тем примерные регистрационные формы и, соответственно, состав регистрационно-учетных данных, которые следует фиксировать при создании, получении или отправке документов, отражены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Так, в приложении 6 к данному нормативному правовому акту приведена следующая примерная форма традиционной бумажной регистрационно-контрольной карточки:

Как видно, в данной форме закреплен следующий примерный состав реквизитов (данных), фиксируемых при регистрации документа:

· дата документа;

· регистрационный индекс документа;

· дата поступления (дата получения) — для входящих документов;

· индекс поступления (индекс, присваиваемый входящему документу);

· автор документа (корреспондент);

· срок исполнения;

· название вида документа;

· заголовок (краткое содержание) документа;

· резолюция по документу (кому направлен документ);

· отметка об исполнении документа;

· индекс дела, в которое помещен документ;

· номер сводной описи дел, в которое включено дело, содержащее документ;

· номер архивного фонда.

В современных системах электронного документооборота РКК используется в качестве основы для разработки соответствующих электронных РКК и контрольных форм. Возможности СЭД позволяют, во-первых, ускорить процесс заполнения ряда полей за счет их автоматического или полуавтоматического заполнения из связанных справочников, а во-вторых, упростить поиск зарегистрированных документов за счет автоматического поиска по зафиксированным данным.


Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Пример журнала «Секретарское дело»

СД_12_Q275370.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 737 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 438 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1329 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1561 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 2054 раз
 

Скачать больше документов для секретарей


ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР