Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация

Войти через социальные сети

Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 10/2013

15 секретов офисного переезда



Алла Горшенева


Каждая организация за время своей деятельности хотя бы раз сталкивается с необходимостью переезда в новый офис. Предпосылками для этого могут быть различные факторы: освободилось более просторное помещение, возникла необходимость расширения штата и рабочей площади, повысилась арендная плата.

В первую очередь в случае переезда фирмы нужно обеспечить сохранность имущества. Самое ценное для любой организации — это информация: документация, базы данных, готовые или находящиеся в разработке проекты, отчеты. Она может находиться на различных носителях — дисководах, дисках, флэш-картах. Потому при перевозке оргтехники необходимо соблюдать определенные меры предосторожности.

Расходов при переезде неизбежно оказывается много, а результат, к сожалению, зачастую приводит к явному недовольству качеством услуг сторонних организаций: разбитая и утерянная мебель или оргтехника, необязательность перевозчиков к нюансам выполнения подписанного договора. К этому можно добавить высокие тарифы на транспорт, серьезные затраты на упаковку мебели, дорогостоящие погрузочно-разгрузочные работы и многое другое.

Таким образом, великое офисное переселение, даже не являясь глобальным мероприятием, как, например, транспортировка грузов из Сингапура, имеет массу подводных камней и становится достаточно трудоемким и дорогостоящим процессом. Но, как и любая задача, данная также имеет свое решение. Чтобы снизить стресс при офисном переезде, нужно следовать нескольким несложным рекомендациям.

1. Заранее определитесь с расстановкой мебели в новом офисе и рассадкой сотрудников. В этом случае вы будете знать, куда грузчикам что ставить. Для уменьшения времени простоя офиса планируйте переезд на пятницу или выходные дни.

2. О переезде поставьте в известность администрацию. Скажите, что в этот день вам будет необходим лифт, ведь если он не будет работать, увеличатся временные затраты, возрастет стоимость работ.

Согласуйте с администрацией список людей, которые будут заниматься переездом, чтобы им разрешили беспрепятственно входить в здание. А также сообщите, что приедут грузовые транспортные средства. Договоритесь, чтобы их без проблем пропустили на стоянку.

3. Всем нам с трудом даются перемены. Причем неважно, в какой области жизни. Отойти от устоявшихся норм и привычек даже во имя перемен в лучшую сторону — это серьезное испытание для нервной системы. Бывает, ждешь переезда в новый офис как манны небесной, а по факту, столкнувшись с процессом смены офисной территории, осознаешь себя потерянным и опустошенным. Таким образом, для большинства переезд оборачивается серьезным стрессом. Психологи выдвигают множество различных предположений о причинах его возникновения. Ведь сама по себе смена обстановки по идее должна положительно влиять на состояние человека. Это новые впечатления и новые эмоции. Но на практике все оказывается не так радужно, особенно если человек проработал в офисе, который предстоит сменить, много лет.

Как ни странно, чтобы свести к минимуму стресс при переезде, следует навести порядок на рабочем месте: переберите документы, годами пылящиеся в полках и шкафах, выбросите ненужное. Избавившись от лишних вещей, вы не только сократите количество коробок, которые необходимо перевозить и переносить. Вы психологически освободите место для новых вещей и новых событий.

4. Хламу место на помойке! Помните, что переезд — это возможность обустроить новое помещение функционально, чтобы подчеркнуть успешность компании, ее деловой имидж. Ведь едва переступив порог, потенциальный партнер или клиент в первую очередь оценивает помещение и таким образом судит о деловых качествах его хозяев. В связи с этим позаботьтесь о том, чтобы мебель и оргтехника не были допотопными. Ничто так не навевает тоску, как видавшие виды офисные столы и полузавявшие цветы в разномастных пластиковых горшках на подоконнике.

5. Обращаться за помощью следует только в крупные транспортные компании, имеющие в распоряжении соответствующую по показателям грузоподъемности и уровню оснащения автотехнику, а также опытных специалистов и отработанные методики работы. Помните: скупой платит дважды. Обратившись к малоизвестному индивидуальному предпринимателю с одной машиной, вы на первый взгляд, конечно, сэкономите. Но это только на первый взгляд.

Казалось бы, доставка оргтехники — задача довольно простая. Но если за дело берутся непрофессионалы, вы рискуете в итоге получить поврежденные системные блоки. А процедура восстановления утерянных данных — удовольствие не из дешевых. При серьезных же повреждениях вернуть потерянные данные вряд ли получится, а это значит, что фирму ожидают огромные финансовые потери. Кроме того, неквалифицированные сотрудники могут некачественно собрать или разобрать офисную мебель. Это объясняется отсутствием опыта и необходимой квалификации, а порой и халатным отношением к работе.

С крупными компаниями работать надежнее, чем с частными лицами, поскольку перед осуществлением работ по переезду вы заключаете договор. В нем указывается перечень перевозимого имущества и ответственность компании в случае его пропажи или повреждения. Таким образом, если, не дай Бог, возникнет неприятная ситуация, вы всегда сможете обратиться к официальному документу.


Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Пример журнала «Секретарское дело»

СД_12_Q275370.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 737 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 438 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1329 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1561 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 2054 раз
 

Скачать больше документов для секретарей


ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР