Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация

Войти через социальные сети

Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 
FreeCurrencyRates.com

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 09/2013

Потери и находки: проверка наличия и состояния документов в архиве организации



Галина Кудрякова,
архивист


Проверка наличия и состояния документов в архиве осуществляется в два этапа: при подготовке документов к передаче в архив и в архивохранилище после принятия документов на хранение.

При подготовке документов к передаче на хранение в архив организации в обязательном порядке составляются описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Довольно часто по решению руководителя на хранение в архив передаются все документы, созданные в процессе деятельности организации. В таком случае, по моему мнению, документы временного (до 3 лет) хранения также должны быть переданы в архив по описи. При существовании сводной номенклатуры дел подготовка документов к передаче на хранение в архив организации должна осуществляться строго в соответствии с номенклатурой дел. И уже на этом этапе при передаче дел на хранение в архив организации происходит проверка наличия дел и таким образом осуществляется проверка сохранности документов.

При этом наблюдается следующая практика. В соответствии с нормативными документами в области архивного дела и делопроизводства документы могут находиться в текущем делопроизводстве, то есть в структурных подразделениях, 2 года, а потом подлежат передаче на хранение в архив организации. За это время может произойти утеря документов в самих структурных подразделениях. При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурными подразделениями принимаются меры по их розыску. Если дела обнаружены (возможно, находились в другом отделе или у другого работника и т.д.), они включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то составляется справка (произвольной формы), в которой указываются отсутствующие дела и причины их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения. Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, разрешают подписывать такого рода справки также работникам, отвечающим за подготовку документов к передаче в архив. Но я считаю, что справку об отсутствии дел должен подписывать только руководитель структурного подразделения. Как показывает практика, в некоторых случаях при отсутствии дел, как только информация об этом доходит до руководителя подразделения, дела находятся достаточно быстро. Если дела все равно не обнаружены, руководитель должен быть в курсе происходящего. Справка об отсутствии дел вместе с описями структурных подразделений поступает в архив организации.

Встречается также ситуации, когда структурные подразделения передали на хранение документы, имеющиеся на сегодняшний день в структурном подразделении, без составления справки об отсутствии дел, или же после проверки сдаточной описи в архиве обнаружилось отсутствие некоторых дел, включенных в опись. В таком случае архив составляет справку об отсутствии дел и совместно со службой документационного обеспечения управления организует поиск недостающих документов. Если розыск не дает результатов, архив составляет акт об отсутствии дел.

В организациях, являющихся источником комплектования государственного архива (организации Списка №1) или имеющих вышестоящую организацию, справка и акт об отсутствии дел составляется в двух экземплярах, в иных организациях — в одном. Один экземпляр справки и акта хранится в архиве организации, второй передается в государственный архив или вышестоящую организацию вместе с экземплярами годового раздела сводной описи дел. Сведения об отсутствии дел отражаются в историко-архивной справке к фонду.

Таков порядок проверки наличия дел на первом этапе — при подготовке и передаче дел на хранение в архив организации.


Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Пример журнала «Секретарское дело»

СД_12_Q275370.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 737 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 438 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1329 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1561 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 2054 раз
 

Скачать больше документов для секретарей


ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР