Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация

Войти через социальные сети

Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 
FreeCurrencyRates.com

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 01/2013

••• Рецензирование в Word


Екатерина Сазонова


Один из кошмаров любого секретаря, особенно того, кто работает в сфере науки и образования, — это работа над исправлениями в текстах. Исчерканные вдоль и поперек листы с примечаниями руководителя, написанными не всегда разборчивым почерком, непонятные нумерации, перестановки и дополнения могут надолго ввести в ступор. А если материал при этом незнакомый, то работа, скорее всего, затянется надолго. Еще можно вспомнить о звоночке совести, который часто раздается тогда, когда мы перепечатываем множество страниц на чистовую, оставляя после себя груды использованной впустую бумаги.

И каждый раз, продираясь сквозь дебри непонятных исправлений, современный секретарь обязательно думает: «Если я когда-нибудь стану руководителем, то делать так не буду! Все правки стану вносить еще в электронной версии документа с помощью рецензирования в приложении MS Office Word!»

Возможность электронного рецензирования документа экономит не только бумагу, но и время: ввод материала происходит значительно быстрее, чем его написание от руки; отдельные куски, над которым ведется работа, легко вырезаются, копируются и вставляются; и, наконец, над одним и тем же текстом могут одновременно работать несколько человек, после чего сведение отрецензированного варианта занимает несколько минут.

Рецензированием в MS Office Word заведует одноименная вкладка на ленте меню. Перед началом работы с материалом необходимо нажать кнопку «Исправления», находящуюся на панели «Отслеживание». С этого момента все изменения в документе будут фиксироваться. С помощью опции «Параметры исправлений», которая находится в выпадающем меню вышеупомянутой кнопки, можно настроить внешний вид рецензируемого документа: цвет исправлений, дополнений и других изменений.

Находящаяся рядом кнопка «Выноски» поможет определиться с формой выделения исправлений: можно все отображать в специальных выносках справа от текста, можно показывать исправления в теле текста, а можно вынести за рамки текста только примечания рецензента и изменения в форматировании, чтобы не получить нагромождения выносок в случае большого количества правок.

Но перед тем как настраивать выноски, стоит познакомиться с кнопкой «Показать исправления» с выпадающем меню. Она позволяет настроить отображение отрецензированных моментов, таких, как примечания, добавления и удаления, форматирование, выделение области исправлений и авторов корректировок, чтобы отрецензированные моменты были наглядно представлены. Надежнее всего в выпадающем меню проставить галочки напротив всех пунктов, чтобы ни одно изменение не ускользнуло от вашего взгляда.

Находящаяся чуть ниже кнопка «Область проверки» позволяет вывести на экран так называемую «историю» рецензирования — отдельное окно, в котором отображаются все сделанные исправления. С помощью двойного щелчка левой клавишей мыши по любому «эпизоду» можно вывести в основную рабочую зону кусок текста, содержащий именно это исправление.

Отображение изменений в документе можно также настроить с помощью выпадающего списка, расположенного над кнопками «Показать исправления» и «Область проверки».

Отдельное внимание стоит уделить примечаниям, для которых отведена отдельная панель . Они представляют собой вынесенные на поля пометки рецензента в свободной форме. Чтобы создать примечание, необходимо выделить участок, к которому оно будет относиться, нажать кнопку «Создать примечание» и в появившемся в правом поле текста «облачке» вписать нужную мысль. Перемещаться между примечаниями и удалять их помогут соответствующие кнопки на панели.

Панель «Изменения» на ленте меню предназначена в первую очередь для последнего пользователя, работающего с документом. Она позволяет рассмотреть все внесенные поправки с помощью кнопок «Назад» и «Далее» и решить, принять или же отклонить изменения. Обратите внимание на выпадающее под кнопками «Принять» и «Отклонить» меню: последние опции «Принять все изменения в документе» и «Отклонить все изменения в документе» будут особенно полезны в том случае, когда вы хотите быстро избавиться от всех знаков рецензирования и продолжить работу с обычным текстом.

Кнопка «Сравнить» предназначена для сравнения документов, в которые вносились изменения разными пользователями. Для объединения всех исправлений выберите опцию «Объединить», укажите файл-оригинал и файл с исправлениями, а затем определите, в каком документе будут отображаться изменения. После этого будет создан третий файл, в котором отразятся все исправления, внесенные в исходный текст.

Последняя кнопка — «Защита», она позволяет настроить набор ограничений на изменение документа. С помощью щелчка по ней и последующего выбора опции «Ограничить форматирование и редактирование» указываются стили, которые можно использовать, и способ редактирования, доступный другим пользователям.

Как видим, рецензировать документы в электронной версии не составляет большого труда. К тому же это существенно экономит время и ресурсы тех, кто занимается окончательным редактированием. Теперь осталось аккуратно подсказать эту идею начальнику! ;)



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Пример журнала «Секретарское дело»

СД_12_Q275370.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 737 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 438 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1329 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1561 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 2054 раз
 

Скачать больше документов для секретарей


ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР