Информационно-правовое агентство «Регистр»
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация

Войти через социальные сети

Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 
Яндекс.Погода

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 06/2016

•••Оформление дел постоянного срока хранения

Наталия КОНДАКОВА,

специалист по документообороту

Порядок оформления дел закреплен в гл. 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях1 (далее — Инструкция по делопроизводству) и гл. 6 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций2 (далее — Правила работы архивов).

Дела в организации заводят работники структурного подразделения, как правило, в начале каждого года в виде обычных папок-скоросшивателей. В течение года документы создаются и по мере их исполнения подшиваются в соответствующее дело (в соответствии с номенклатурой дел организации)3. Все дела (независимо от сроков их хранения) при заведении подлежат частичному оформлению4.

Частичное оформление дела при заведении его в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел5. На обложке дела указываются:

· наименование вышестоящей организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);

· наименование организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного в скобках);

· наименование структурного подразделения (полное наименование в именительном падеже в соответствии с положением о структурном подразделении);

· индекс дела по номенклатуре дел (в соответствии со значением графы 1 «Индекс дела» номенклатуры дел);

· заголовок дела (в соответствии со значением графы 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)», утвержденной номенклатурой дел);

· год, в котором заводится дело;

· срок хранения дела (в соответствии с действующими перечнями документов с указанием сроков хранения значение из графы 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню»).

Реквизиты обложки оформляются с использованием свето- и водостойких чернил, туши или шариковой ручки. Допускается оформлять реквизиты обложки с помощью технических средств на отдельном листе и наклеивать его затем на обложку дела6.

Пример оформления обложки дела при его заведении в делопроизводстве

Министерство здравоохранения Республики Беларусь

(Минздрав)

Учреждение здравоохранения «10-я городская клиническая больница»

г. Минска

(УЗ «10-я ГКБ»)

Канцелярия

Дело № 1-5 Том № ____

Приказы главного врача по основной деятельности

____2015_________

дата (крайние даты)

На _________ листах

Хранить постоянно

После завершения делопроизводственного года дело «закрывается» (за исключением переходящих дел, которые ведутся в течение нескольких лет), новые документы в него не подшиваются, а само дело (в зависимости от установленных сроков хранения) подготавливается к передаче на хранение в архив организации либо для уничтожения.

Дела оформляются работниками структурных подразделений, в которых они были сформированы в году, следующем за делопроизводственным. Например, дела, сформированные в 2016 году, должны быть оформлены в течение 2017 года.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством подлежат полному оформлению7, которое предусматривает следующие работы8:

· подшивку или переплет дела;

· нумерацию листов в деле;

· составление внутренней описи документов дела;

· составление листа-заверителя дела;

· оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

· систематизацию документов дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются9.

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются таким образом, чтобы текст всех документов, дат, виз и резолюций на них мог свободно читаться. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. Все металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) удаляются из документов10.

Правила нумерации листов дела установлены п. 185 Инструкции по делопроизводству и п. 77 Правил работы архивов.

Все листы в деле (кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, которые нумеруются отдельно) нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Нумерация с использованием чернил и цветных карандашей не допускается. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно. Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.

При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов, например: 15а, 15б.

К делам, заголовки которых неполно раскрывают содержание его документов, к делам, состоящим из документов, сформированных по видам и разновидностям (например, дело с приказами по основной деятельности или с протоколами собраний), целесообразно составлять внутреннюю опись документов дела11.

Во внутренней описи перечисляются все документы дела с указанием их порядковых номеров в деле, дат, индексов, заголовков и номеров листов, на которых расположен каждый документ. В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела.

Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись. Старые внутренняя опись и итоговая запись к ней зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле12.

Пример внутренней описи к делу с протоколами заседаний
экспертной комиссии организации

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № 10-20

п/ п

Индекс

документа

Заголовок документа

Дата

документа

Номера

листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

1

1

О рассмотрении проекта Инструкции по делопроизводству Учреждения здравоохранения «10-я городская клиническая больница» г. Минска

15.01.2015

1

2

2

О согласовании описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за 2012–2013 годы.

20.02.2015

5

3

3

О согласовании акта от 25.02.2015 № 2 «О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению»

03.03.2015

6

<…>

34

34

О согласовании номенклатуры дел Учреждения здравоохранения «10-я городская клиническая больница» г. Минска на 2016 год

24.12.2015

44

Итого 44 (сорок четыре) документа.

Количество листов внутренней описи — 3 (три).

Ведущий специалист канцелярии Лопаточкина О.Ю.Лопаточкина

28.12.2015

Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись13. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела и помещается в конце дела (тома, части). Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (если она составлялась), оговариваются особенности нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров листов и др.), особенности физического состояния документов дела.

Так как листы внутренней описи нумеруются отдельно, то их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 10-20

В деле подшито (вложено) и пронумеровано 44 (сорок четыре) листа(ов),

в том числе:

литерные номера: нет

пропущенные номера: нет

+ листов внутренней описи: 3 (три)

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Копия. Подлинник утрачен (акт № 10 от 23.05.2015 «Об утрате документов»)

17

Лист надорван и заклеен

21

Ведущий специалист канцелярии Лопаточкина О.Ю.Лопаточкина

28.12.2015

По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются14:

· если название вышестоящей организации, организации или ее структурного подразделения изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другую организацию (структурное подразделение), на обложке указывают новое название (сверху), а старое заключают в скобки;

· индексы и заголовки дел на обложках указываются в соответствии с номенклатурой дел организации, при пересоставлении номенклатуры дел в течение делопроизводственного года и изменении индекса дела прежний индекс заключается в скобки, а новый указывается над ним;

· если в течение делопроизводственного года сформировано несколько томов (частей) дела, то на обложке каждого тома (части) указывается его номер арабскими цифрами, например:

Дело № 1-5. Том № 1;

· если на тома разбиваются дела, содержащие распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), то в заголовки таких дел вносят их номера, например:

Приказы № 1-50 главного врача по основной деятельности;

· в заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, например:

Приказы главного врача по основной деятельности. Копии;

· подлинность документов дела в заголовке не оговаривается;

· на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов (даты самого раннего и самого позднего документов), включенных в дело), дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами, например:

Начато: 06.01.2015

Окончено: 15.12.2015;

· если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела проставляется отметка:

Имеются документы за … год(ы);

· если дело было начато в одной организации, а окончено в другой, на обложке проставляют три даты: дату заведения дела в первой организации, дату поступления в другую организацию и дату окончания дела во второй организации, например:

Начато: 06.01.2015

17.06.2015

Окончено: 15.12.2015;

· количество листов в деле выносится на обложку дела из листа-заверителя;

· срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации после сверки его с перечнем документов с указанием сроков хранения. На обложках дел постоянного хранения указывается:

Хранить постоянно.

Пример оформления обложки дела при его оформлении к передаче на хранение в архив

Ф. _____________

Оп. ____________

Д. _____________

__________________________________________

Наименование государственного архива

__________________________________________

Министерство здравоохранения Республики Беларусь

(Минздрав)

Учреждение здравоохранения «10-я городская клиническая больница»

г. Минска

(УЗ «10-я ГКБ»)

Канцелярия

Дело № 1-5

Приказы главного врача по основной деятельности

Начато: 03.01.2015

Окончено: 29.12.2015

На 200 листах

Хранить постоянно

Ф. _____________

Оп. ____________

Д. _____________

При оформлении обложки дела на ней в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен дополнительно архивный шифр дела, который включает в себя:

· номер фонда (только в организациях, включенных в списки источников комплектования государственных архивов, — присваивается соответствующим архивом);

· номер описи;

· номер дела по описи.

Архивный шифр делам присваивают в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

В верхней части обложек дел, подлежащих передаче в государственный архив, предусматривается место для наименования соответствующего государственного архива, наименование государственного архива на обложке оформляется в государственном архиве после передачи-приема дела.

Полное оформление дел предусматривает, в том числе, и систематизацию документов дела. Правила формирования документов в дела закреплены в гл. 6 Правил работы архивов, гл. 11 Инструкции по делопроизводству. Остановимся на основных из них:

· в дело должны помещаться только исполненные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре;

· приложения должны формироваться в дела вместе с основными документами, к которым они относятся. При большом объеме приложений их можно группировать в отдельные тома;

· документы постоянного и временного хранения должны группироваться в дела раздельно, в дело должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел;

· в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

· дело должно содержать не более 300 листов (не более 4 см толщиной). Если количество листов в деле превышает эту цифру, то его разбивают на тома;

· документы внутри дела располагают в хронологической (в порядке возрастания дат) или вопросной (документы, связанные с решением одного вопроса, группируются в дело вместе) последовательности и в их сочетании;

· распорядительные документы группируют в дела по видам и в хронологии вместе с относящимися к ним приложениями;

· протоколы (например, заседаний квалификационной комиссии, аттестационной комиссии и др.) располагают в хронологическом порядке по номерам, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). При большом объеме таких документов их группируют в отдельное дело и систематизируют по номерам протоколов заседаний;

· организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.), как правило, формируются в отдельные дела независимо от способа их утверждения. Организационные документы, утвержденные распорядительными документами, могут формироваться в дела вместе с указанными документами как приложения к ним.

МЧС рекомендует!

Если при возникновении пожара ликвидировать очаг горения своими силами не удается,
покиньте помещение, прикрыв за собой двери, а при невозможности эвакуации
из горящего помещения выйдите на балкон и, закрыв за собою дверь,
привлеките внимание прохожих криком «Пожар!».

Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.
искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Пример журнала «Секретарское дело»

СД_12_Q275370.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 36.00 Кб
Скачано: 703 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 421 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 1220 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 30.00 Кб
Скачано: 1453 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 26.50 Кб
Скачано: 1970 раз
 

Скачать больше документов для секретарей


ЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР