Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация

Войти через социальные сети

Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 
FreeCurrencyRates.com

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 08/2015

Принципы и критерии проведения экспертизы ценности документов организации



Дарья Курильчик,
историк-архивист, преподаватель


В настоящее время организации находят различные пути сокращения расходов, в том числе и на хранение документов. В связи с этим у них возникает острая необходимость проведения экспертизы научной и практической ценности документов, которая позволяет выделить документы, подлежащие длительному хранению или уничтожению.

В соответствии с п. 173 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, под экспертизой ценности документов понимается определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение. Таким образом, основной целью экспертизы ценности является определение ценности документов и установление сроков их хранения. Отбор документов на архивное хранение осуществляется уже после указанных выше процедур.

Экспертиза ценности документов проводится с учетом определенных принципов и критериев, помогающих определить значимость этих документов. Согласно п. 48 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности.

Принцип историзма предполагает оценку содержания документов исходя из исторической обстановки, в которой действовала организация, в деятельности которой образовались документы. Принцип комплексности предполагает оценку документов с учетом их места и значения в составе сложившегося комплекса документов (документального фонда) организации, а также их взаимосвязи с документами других организаций. Принцип всесторонности предполагает оценку документов с точки зрения отражения ими различных сторон материальной и духовной жизни человека и общества. Необходимо отметить связь анализа «всех сторон» документа как «всех факторов» действительности, выделение главных, существенных в их единстве, взаимосвязи с другими документами.

Основными группами критериев при проведении экспертизы ценности являются критерии происхождения, содержания, внешних особенностей документов (п. 49 Правил работы архивов).

К критериям происхождения относятся:

· роль и место организации в системе государственного управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы);

· значимость выполняемых организацией функций;

· роль и значение гражданина в государственной деятельности, развитии науки, культуры и других областях общественной жизни;

· время и место образования документа.

Например, документы, образующихся в деятельности уникальных (единичных) организаций, имеют большую ценность в сравнении с документами однотипных (массовых) организаций. С точки зрения истории организации документы, созданные в ранний период либо на ключевых этапах ее деятельности, имеют особую ценность.

К критериям содержания относятся:

· значимость события, отраженного в документе;

· значение информации, содержащейся в документе;

· повторяемость информации документа в других документах;

· вид и разновидность документа.

Например, документы, отражающие знаковые события в деятельности организации (создание, переименование, реорганизация и др.), имеют особую ценность. Если событие или информация находит отражение во множестве документов, то необходимости в хранении всего массива документации нет. Как правило, организационные и распорядительные документы имеют наибольшую ценность, поэтому и сроки их хранения нередко больше в сравнении со сроками хранения справочно-информационных документов.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

· подлинность документа;

· юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

· наличие резолюций, помет;

· особенности передачи текста документа;

· особенности материальной основы документа;

· физическое состояние документа.

Например, отсутствие на документе необходимых реквизитов, придающих ему юридическую силу, может поставить под вопрос допустимость передачи такого документа на архивное хранение. В случае же, если будет установлено, что документ является подделкой, передача его на архивное хранение является недопустимой. Также более приоритетными в качестве объектов архивного хранения рассматриваются ксерокопии факсовых документов, поскольку оригинальные факсовые документы подвержены быстрому выгоранию.


Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Пример журнала «Секретарское дело»

СД_12_Q275370.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 737 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 438 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1329 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1561 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 2054 раз
 

Скачать больше документов для секретарей


ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР