Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация

Войти через социальные сети

Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 08/2015

Оперативное хранение документов



Наталия Кондакова


Ведение делопроизводства в организации наряду с документированием информации и организацией документооборота включает также хранение документов. Выделяются 2 этапа хранения документов: оперативный и архивный. Под оперативным понимается хранение документов в течение их практического использования до проведения экспертизы ценности и передачи на архивное хранение либо уничтожение. Документы, срок хранения которых превышает 10 лет, подлежат архивному хранению в архиве организации.

Пунктом 213 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, установлено, что с момента заведения и до передачи в архив или уничтожения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Работники организаций несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и дел. В случае утраты работник обязан немедленно доложить непосредственному руководителю и сообщить в службу документационного обеспечения управления.

На этапе оперативного хранения исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. При формировании дела необходимо соблюдать следующие правила:

· в дело должны помещаться только исполненные документы; неисполненные документы хранятся в рабочей папке исполнителя;

· в дело помещаются только те документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;

· приложения должны формироваться в дела вместе с основными документами, к которым они относятся; при большом объеме приложений их можно группировать в отдельные тома;

· документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения должны группироваться в дела раздельно;

· в дело должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел;

· в дело включается только один экземпляр каждого документа; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

· дело должно содержать не более 300 листов (4 см); если количество листов в деле превышает эту цифру, то его разбивают на тома;

· документы внутри дела располагают в хронологической (в порядке возрастания дат) или вопросной (документы, связанные с решением одного вопроса) последовательности и в их сочетании.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются. Порядок оформления дел закреплен в гл. 13 Инструкции по делопроизводству. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.

При заведении дела в делопроизводстве должна быть оформлена его обложка в соответствии с номенклатурой дел. При заведении дела на его обложку выносятся:

· наименование вышестоящей организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);

· наименование организации (полное наименование в именительном падеже согласно уставу (положению) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);

· наименование структурного подразделения (полное наименование в именительном падеже в соответствии с положением о структурном подразделении);

· индекс дела по номенклатуре дел (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел; он состоит из индекса раздела номенклатуры дел (как правило, структурного подразделения) и порядкового номера дела в пределах этого раздела);

· заголовок дела (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);

· год, в котором заводится дело;

· срок хранения дела (в соответствии с действующими перечнями документов с указанием сроков хранения).

При необходимости в надписи на обложке вносятся уточнения:

· если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, то на обложке дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки;

· в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), вносят их номера, если эти дела разбивают на тома.


Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Пример журнала «Секретарское дело»

СД_12_Q275370.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 737 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 438 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1329 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 1561 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 0.00 Байт
Скачано: 2054 раз
 

Скачать больше документов для секретарей


ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР